Referat konstituerende styremøte 17. desember 2012

Fysisk institutt 20.12.2012

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer 

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra konstituerende styremøte
Tidspunkt: Mandag 17.12.2012 kl. 12.15 - ca 13.45

Vitenskapelig personale: Jøran Moen, Alex Read, Susanne Viefers, E. O. Hole, C. Persson (observatør)

Teknisk/administrativt personale: Christine Sundtveten, Roar Danielsen, Katrine Langvad (vara), Jan Chr. Müller (vara)

Studentrepr.: Espen Murtnes, Eva H. Enoksen  

Fra administrasjonen: Lars Bernhardsen

Til dette møtet var også vararepr. bedt om å stille, hvis de hadde anledning

Forfall:

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Bakgrunn:

Valgprotokoll og valgrapporter ifm. gjennomført valg av medlemmer til nytt instituttstyre.  

Vedtak:

Styret godkjenner fremlagt valgprotokoll, med flg. tillegg i protokollen:

Etter at fristen for å avlegge stemme hadde gått ut, ble det sjekket- av Lars Bernhardsen og repr. fra Usit- at alle som hadde stemt hadde stemmerett ved det valget de stemte i. Noen stemmer ble strøket fordi stemmegiver hadde stemt ved galt valg eller fordi stemmegiver ikke hadde stemmerett ved ansattvalget i det hele tatt.

Bakgrunn:

Ny Instituttleder har foreslått Eli Hole som ny stedfortredende instituttleder og nestleder med overordnet ansvar for instituttets utdanningsvirksomhet. Iht. nåværende administrasjonsreglement- se § 5-  er det normalt nestleder med forskningslederansvar som skal være stedfortreder, hvilket innebærer at valget av Eli Hole som stedfortreder krever en endring i adm. reglementet.

Det foreslås også enkelte andre mindre justeringer i reglementet- se forslag til revidert reglement.  

Vedtak:

Styret godkjenner de fremlagte endringer i instituttets administrasjonsreglement,  som bla innebærer mulighet for at også nestleder for utdanning kan utpekes til stedfortreder for instituttleder.

Ifm. denne saken ble det diskutert om stedfortreder bør ha stemmerett i styret. Dette med utgangspunkt i at stedfortreder ikke er valgt inn i styret, men utpekt. Det vare enighet i styret om at dette er noe styret skal vurdere nærmere frem mot neste styrevalg, med tanke på en evt. endring av adm. reglementet på dette punkt.

Bakgrunn:

Ny Instituttleder har foreslått at Eli O. Hole tildeles vervet som stedfortreder for instituttleder og som nestleder for utdanning. Tilsvarende foreslås Clas Persson som nestleder for forskning. Det henvises i den forbindelse til utsendte CV'er for de to kandidatene.

Vedtak:

Styret godkjenner nye nestledere, Eli Hole- stedfortreder for instituttleder og nestleder for utdanning- og Clas Persson som nestleder for forskning.

Bakgrunn:

De nåværende instituttutvalg/programråd har en periode som går ut 31.12. Nye medlemmer til disse må godkjennes av det nye styret.

Vedtak:

Sittende utvalg/programråd prolongeres frem til første instituttstyremøte i 2013.

Det gjøres ett unntak fra denne prolongeringen, og det er at Eli O. Hole overtar som leder av SUFU allerede fra 1.jan. 2013.

Styret diskuterte om det kan være hensiktsmessig å ha en to-årig mandatperiode for de utvalgene som nå skal nedsettes, for så å ha fire år igjen fra 01.01.2015. På den måten sikrer man kontinuitet når ny instituttledelse kommer om 4 år. Dette vurderes ifm. at utvalgene nedsettes på neste styremøte.  

Vedtak:

Man avventer å legge møtekabalen inntil datoer for fakultetsstyremøtene er klare. Første instituttstyremøte blir 31. januar, og et forslag til en fullstendig møteplan sendes ut i forkant av dette møtet.

SAK IS 07/13

 Orientering om styrets arbeid og viktige saker i 2013
 

Områder ny instituttleder mener blir spesielt viktig fremover: 

- Strategisk plan blir meget viktig å få på plass i løpet av 2013

- profilering av instituttet

- fokus også på innovasjon (2013 er innovasjonsåret ved UiO)

- videre arbeid med nivå 4-ledelse (dokumentasjon fra tidligere styremøter vil bli sendt ut)

Andre momenter fra diskusjonen:

- Viktig med et aktivt styre, som ikke bare skal ta stilling til "ferdigtygde" saker, men som også skal bidra i prosessen frem mot et vedtaksforslag

- Forholdet til tidligere strategiplanprosess: Man vil ta med seg det arbeidet som allerede er gjort under nåværende instituttledelse, og bla. er det slik at en Utdanningsstrategi på det nærmeste er klar. Denne må nok dog gjennomgås på nytt og tilpasses noe siden det er en stund siden den ble utarbeidet.

- Det er ønskelig å gjennomføre et et styreseminar relativt tidlig i vårsemesteret, hvor også gruppelederne deltar. Det blir viktig for styret å lære instituttet å kjenne.  

Jøran Moen

Ny instituttleder