3. semesterrapportering (3SR)
Kandidat og veiledere innkalles til et møte med lokalt ph.d.-utvalg. Innkalling skjer tidligst 12 måneder, senest 15 måneder etter tilsettingsdato.
Gjennomføring:
- Kandidat skal gi en presentasjon av prosjektet for komiteen (varighet: ca. 15. minutter)
- Komiteen snakker med kandidaten uten veileder til stede (varighet: ca. 15. minutter)
- Komiteen snakker med veiledere uten kandidaten til stede (varighet: ca. 15. minutter)
- Komiteen oppsummerer og skriver rapport. Eventuelle tiltalk, dersom det er nødvendig, vil gå frem av rapporten.
Årsrapportering
Det er obligatorisk for alle kandidater og hovedveiledere til å levere en årsrapport om framdriften i prosjektet. Kandidat og hovedveileder skal levere separate rapporter innen en gitt frist. Det er kun sekretær i lokalt ph.d.-utvalg som har tilgang til rådata; informasjonen deles ikke med andre uten tillatelse fra innsenderen av rapporten.
Følgende trenger ikke å levere rapporten, men kan gjøre det frivillig dersom de ønsker det:
- kandidater som har nylig hatt 3. semesterrapportering eller skal ha det (innen 6 måneder)
- kandidater som skal disputere snart (det gitte semesteret)
- kandidater som har nettopp begynt som ph.d. student (under 6 måneder)
Veilederne til overnevnte kandidatene kan også frivillig rapportere hvis de vil.
Gjennomføring
- Årsrapporteringen skjer elektronisk ved bruk av Nettskjema. Kandidat og veileder vil få tilgang til hvert sitt nettskjema fra sekretæren. Hovedveileder kan videresende skjemaet til medveiledere som har mer aktive roller og som ønsker å rapportere.
Studieadm. spesifiserer til veileder hvilken kandidat som de må sende oppfølgingsrapport for. De kan sende skjema for sine andre ph.d. studenter også hvis de ønsker det, men det er ikke et krav.
- Sekretæren går gjennom de innsendte besvarelsene, får samtykke fra kandidaten/veilederen først, og deretter informerer ph.d.-utvalgsleder hvis hvor det er behov for å bistå med hjelp.
Dersom veileder har behov for hjelp: Ph.d.-utvalgsleder, sekretær og veileder møtes for en samtale. Resten av ph.d.-utvalget kan også delta hvis nødvendig. Møtet med kandidat settes opp kun ved behov.
Dersom kandidaten har behov for hjelp: Ph.d.-utvalgsleder, sekretær og kandidat møtes for en samtale. Møtet med veileder settes opp kun ved behov og med samtykke fra kandidaten.
Kandidater/Veiledere som er fornøyde blir ikke kalt inn til møter, men nevnes anonymt kun i rapporten.
- Komiteen oppsummerer og sekretæren skriver en rapport hvor kandidatene og veilederne anonymiseres. Eventuelle tiltalk, dersom det er nødvendig, vil gå fram av rapporten.