3. semestersamtale
Det blir innkalt til 3. semestersamtale 12 - 15 måneder etter stipendiatens ansettelse.
Det blir sendt ut et nettskjema til både kandidat og veiledere ca. en uke i forkant av 3. semestersamtalen .
Ph.d.-kandidat, veiledere, en representant fra instituttets Ph.d.-utvalg, samt en studieadministrativt ansatt, deltar på 3. semestersamtalen. Det blir fylt ut en rapport som behandles konfidensielt av administrasjonen. Rapporten sendes også fakultetet.
Se mal for innkalling til 3. semestersamtale og 3. semesterrapport.
Vi har en medarbeidersamtale i etterkant av 3. semestersamtalen for interne kandidater. Kandidaten får en separat innkalling til medarbeidersamtalen, hvor rapporten blir brukt som grunnlag. Stipendiat og veiledere får ikke se rapporten. Det er et mål at 3.semesterrapporteringen skal ansvarliggjøre både stipendiat og veileder. Eventuelle forhold som kommer frem, følges opp av studieadministrasjonen og Ph.d.-utvalget.
5/6. semestersamtale
Oppfølgingen differensieres etter stipendiatperiodens lengde. Stipendiater med treårige prosjekter innkalles til samtale i 5. semester, mens 4-årige stipendiater kalles inn i 6. semester.
Det blir sendt ut nettskjema til både kandidat og veiledere ca. en uke i forkant av 5/6. semestersamtalen .
Ph.d.-kandidat, veiledere, en representant fra instituttets Ph.d.-utvalg, samt en studieadministrativt ansatt deltar på 5/6. semestersamtalen. Det blir fylt ut en rapport som behandles konfidensielt av administrasjonen på instituttet. Eventuelle forhold som kommer frem, følges opp av studieadministrasjonen og ph.d.-utvalget.
Selve samtalen skjer etter modell av 3. semestersamtalen, men fokus er mer rettet mot avslutning av doktorgradsutdanningen. Stipendiatens presentasjon skal være fokusert på status og plan for videre fremdrift. Det foretas ikke medarbeidersamtale i forbindelse med denne rapporteringen, og det er derfor viktig at alle de fire hovedområdene progresjon, faglig utvikling, samarbeid og trivsel dekkes under møtet.
Forsinkelse
Når stipendiatens ansettelsesperiode utløper, sjekker studieadministrasjonen at dette faktisk er tilfelle. Hvis instituttadministrasjonen ikke hører fra kandidaten, tar de kontakt på telefon eller e-post og spør om hvor mye tid vedkommende har igjen. Det oppfordres eventuelt til å søke om forlengelse. Skjema for søknad om forlengelse.
Avhengig av forsinkelsens omfang, kan det være aktuelt å kontakte veileder.
Hvis stipendiaten har fått forlenget ansettelsen sin, har de også krav på videre oppfølging fra veilederne.