Referat styremøte 26. april 2012

Fysisk institutt 26.04.2012

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer 

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 26.04.2012 kl. 12.15 - ca 14.45

Vitenskapelig personale: Einar Sagstuen, Ellen K. Henriksen, Anette Gunnæs

Midlertidig vitenskapelig personale: Øystein Prytz

Teknisk/administrativt personale: Ole Dorholt, Katrine Langvad

Studentrepr.:  Jonas van den Brink, Ingvil Fadnes Kvaale

Fra administrasjonen: Lars Bernhardsen

Forfall: Jøran Moen, Alex Read

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Forslag til vedtak:

Referat fra styremøte 23. februar ble godkjent. Sak IS 12/12 og IS 13/12 ble spesielt kommentert:

• IS 12/12: det viste seg vanskelig å finne personer som var villig til å være med i en slik søkerkomité, derfor valgte instituttledelsen å ikke nedsette en slik komite. Både gruppelederne og de øvrige faste, vitenskapelig ansatte har blitt oppfordret til å sondere i sine nettverk med tanke på å "spore opp" aktuelle kandidater, som så kan meddeles instituttledelsen. Dette slik at instituttledelsen evt. kan tipse disse kandidatene (hvis de oppfattes som interessante) om at stillingen som instituttleder er lyst ut.
• IS 13/12: Oversikt over ansatte/sluttet ble kommentert av instituttleder, nærmere bestemt den relativt høye andelen av personer i forskerstillinger som blir tilsatt ved instituttet på relativt korte kontrakter. Kommentaren gikk på disse ansettelsene sett i lys at den mye omtalte problematikken rundt den høye andelen av midlertidige stillinger innenfor universitetssektoren, og hvor det spesielt er ansettelsen av eksternt finansierte forskere på midlertidig basis som har vært sett på som problematisk. Fremover vil instituttet nøye vurdere om en større andel av disse forskerne heller skal ansettes i faste stillinger, med bortfall/oppsigelse av stilling ved bortfall av finansiering.  

Vedtak:

Instituttstyret stiller seg bak forslaget og ber instituttledelsen fremme en sak overfor MN-fakultetet om å kalle Eirik Malinen til et professorat innen biofysikk og medisinsk fysikk.

Vedtaket var enstemmig, men Instituttleder avsto fra å stemme.

Vedtak:

Instituttstyret vedtar å lyse ut en vitenskapelig stilling innen eksperimentell superledning. Instituttledelsen vil i samråd med fagmiljøet vurdere om stillingen i første omgang lyses ut som en postdoc.-stilling, med en forpliktelse om å lyse den ut som en fast stilling i løpet av en angitt tidsperiode, eller om stillingen skal lyses ut som en førsteamanuensis-stilling med én gang. Instituttledelsen får fullmakt til å utarbeide en kunngjøringstekst etter at spørsmålet om stillingskategori er avklart.

Vedtak:

Styret tar brevet til orientering. Det anbefales at det realitetsbehandles ifm. den pågående (fag)strategiprosessen.

Notatet som ble utarbeidet til gruppelederforum 19/4 om stillingssituasjonen ved instituttet fremover, vil bli sendt ut til styremedlemmene per e-post.

Bakgrunn:

Ifm. at det i høst skal velges styremedlemmer til et nytt styre f.o.m. 01.01.13, bør instituttet benytte anledningen til igjen å vurdere om man skal få inn en ekstern representant i styret. Det er ønskelig med en- i første omgang- uformell diskusjon rundt temaet. Nåværende styre vil evt måtte godkjenne en slik endring på et senere tidspunkt.  

Oppsummering:

• Positiv grunnholdning i styret til å ha inn et eksternt medlem, men i såfall må forutsetningen være at antallet medlemmer økes fra 9 til 11. Dette vil igjen innebære at antallet studentrepresentanter økes fra 2 til 3. En økning fra 9 til 11 vil kreve en dispensasjon fra gjeldende normalreglement.
• Før man endelig bestemmer om man ønsker å ha inn et eksternt medlem i styret, må det avklares hva slags person man ønsker at skal inn, samt hvor denne personen bør/kan rekrutteres fra.
• Instituttledelsen oppfattet signalene fra styret som såpass positive, at det er grunnlag for å jobbe videre med saken

Bakgrunn:

Det foreligger nå en oversikt over søkertallene til bachelor- og masterprogrammene som driftes av Fysisk institutt. Mht. bachelorsøkertallene noterer vi oss en nedgang i antallet primærsøkere til både FAM og MENA, noe som er bekymringsfullt. 

Oppsummering:

Tallene for bachelor ble gjennomgått. Det er enighet i styret om at det er særdeles viktig å satse på gode nettsider om studiene våre for å nå ut til potensielle søkere. Videre bør det jobbes med å få "gjenopplivet" FOPU, men da bør FOPU og instituttets webredaksjon, som også har vært "sovende" en lang periode, kombineres til ett utvalg. Det er da kritisk viktig å få de riktige personene inn i utvalget, dvs. personer som engasjerer seg i temaet. Det bør videre settes av noe mer midler til rekrutteringstiltak, da det er en kjensgjerning av slike tiltak normalt sett ikke er gratis.

Ansatte/sluttet:

• Lillian Smestad har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 15.04.12 - 14.10.12, i 50 % stilling. Forlengelsen er dels eksternt finansiert via HEPP (50 %), dels via Fysisk institutt (50 %).
• Jennifer Weterings er midlertidig ansatt som førstekonsulent for perioden 01.04.12 - 31.03.15, i 60 % stilling. Stillingen er eksternt finansiert og tilknyttet ISOLDE-prosjektet.   
• Adine G. Thoresen har fått forlenget sin midlertidige stilling som studiekonsulent for perioden 16.04.12 - 24.08.12.
• Christine O. Sundtveten har fått forlenget sin midlertidige stilling som studiekonsulent for perioden 10.05.12 - 15.07.12
• Yvonne Rinne er ansatt midlertidig som forsker for perioden 01.06.12 - 31.11.12. Stillingen er finansiert av Fysisk institutt (90 %) og eksternt finansiert prosjekt til Jøran Moen (10 %)
• Jaakko Nissinen har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 01.09.12 - 30.11.12. Forlengelsen er finansiert av Fysisk institutt.
• Mareike Trunk har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 09.02.12 - 08.03.12. Forlengelsen er finansiert av Fysisk institutt. Det ligger en opsjon på en ytterligere forlengelse i 1 måned finansiert via et SMN-prosjekt.
• Kianoosh Hadidi har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 26.03.12 - 31.05.12. Forlengelsen er eksternt finansiert via "NANIONET"-prosjekt til Anette Gunnæs.
• Rene Castberg har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 05.01.12 - 04.05.12. Forlengelsen er eksternt finansiert via prosjekt til Knut Jørgen Måløy
• Francesca Giacoppo har tiltrådt i postdoc.-stilling tilknyttet OCL med oppstart 01.04.12. Stillingen er 2-årig og er eksternt finansiert via prosjekt til Sunniva Siem
• Jan Chr. Müller har tiltrådt i fast stilling som overingeniør tilknyttet OCL, med oppstart 01.03.12. Müller skal erstatte Eivind Atle Olsen, som går av med pensjon til sommeren.

Aktuelle saker:

• Nytt om arbeidet med pågående strategiplan: Instituttleder skal nedsette en liten gruppe som skal diskutere seg frem til og lage et utkast til en fagstrategisk plan. Dette utkastet vil så bli diskutert i gruppelederforum. I dette arbeidet vil det innhentes innspill fra fagmiljøene utover de fagstrategiene som ble laget ifm. strategimøtet på Voksenåsen. På neste styremøte vil det bli fremlagt et utkast til en (overordnet) strategisk plan, i en mer bearbeidet form enn det uferdige utkastet som ble fremvist på møtet.
• Nytt om stillinger: Det ble orientert om at Ketil Røed har takket ja til tilbudet om tilsetting som førsteamanuensis i elektronikk. Tilsettingsdato er 1.9.12.
• Referat fra gruppelederforum 19.04

Disputerte:

• Jo Gjessing- 02.03.12: 'Photonic crystals for light trapping in solar cells'
• Torquil M. Sørensen- 30.03.12: 'Stochastic methods in physics'

Det var her én sak:

I forkant av styremøtet ble det sirkulert et notat fra Instituttleder som omhandlet utlysning av stillinger innen plasma- og romfysikk og PGP- relatert fysikk. Styret stilte seg bak forslagene i notatet, hvilket innebærer flg.:

• Førsteaman.-stillingen innen plasma- og romfysikk, hvor tilsettingsprosessen tidligere har blitt terminert av styret (sak IS 50/10 på styremøte 9.12.10), lyses nå ut på nytt, i tråd med intensjonene i vedtak i sak IS 50/10, men noe tidligere enn opprinnelig tenkt. Utlysningsteksten skal utformes i samarbeid med fagmiljøet, og med de føringer som er beskrevet i notatet.
• Stillingen etter Joachim Mathiesen på PGP lyses også ut, i tråd med de forpliktelser Fysisk institutt har påtatt seg ifm. innfasingen av PGP. Utlysningsteksten skal utformes i samarbeid med fagmiljøet, og med de føringer som er beskrevet i notatet.    

Einar Sagstuen
instituttleder