Referat styremøte 22. mars 2018

Fysisk institutt 3.4.2018

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 22.3.2018 kl. 13.15 - rom FV139

Til stede: Jøran Moen,  Andreas Gørgen, Susanne Viefers, Halvor Strøm, Hilde Lynnebakken, Kristian Bjørke, Adnan Vrevic (studentrepr.), Arnt Inge Vistnes (observatør). Grete Stavik-Døvle fra studieseksjonen var til stede ifm. sak 12/18.

Forfall: Heidi Sandaker

Ikke møtt: Ylva Knausgård Hommedal (studentrepr.)

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

SAK IS 11/18

Godkjenning av referat fra forrige møte

Vedtak:

Referatet fra forrige møte godkjennes.

Kommentar:

Sak 7/18 ble kommentert spesielt. Det blir ikke lyst ut en slik "åpen" stipendiatstilling på eget budsjett i 2018.

Bakgrunn:

Denne saken ble helt kort nevnt på forrige møte (sak 9/18), og en mer utførlig begrunnelse foreligger nå. Tanken er at dette er første trinn i en to-trinns styrebehandling, hvor neste trinn vil være et evt. vedtak om en utvidelse av staben.

Oppsummering fra diskusjonen:

* Vikarsituasjonen i studieseksjonen som nå er knyttet til at én av medarbeiderne er i permisjon må avklares.

* Utenlandsopphold for våre studenter som del at utviklingssemesteret bør følges av en tilsvarende andel innreisende studenter, noe som også forutsetter et større mottaksapparat enn i dag dersom andelen økes.

* En bekymring at administrasjonen øker, mens den faste vitenskapelige staben reduseres. Flere av de arbeidsoppgavene/områdene som er omtalt i notatet medfører også merarbeid for den vitenskapelige staben. Det ble reist spørsmål om man som et alternativ til å øke den adm. staben kan bruke stipendiaters pliktarbeid til studieadm. arbeid? Av forskjellige grunner er det ikke så aktuelt. På vitenskapelig side kan man i større grad rasjonalisere aktiviteten, for eksempel med tanke på antallet kurs man tilbyr.

Det ble påpekt hvor viktig det er at utdanningsleder har et administrativt apparat rundt seg.

Prosessen rundt klaging på eksamen ble nevnt spesielt; her er det mye å hente på å effektivisere prosessen.

Bakgrunn:

Det henvises til ettersendt rapport fra intervjukomiteen.

Kommentarer:

Det ble kommentert hvorfor de to på 2. og 3. plass ikke ble invitert til intervju. Hovedpoenget her er konsentrasjon av aktivitet og ikke å spre den ytterligere. Disse to burde få beskjed om hvorfor de ikke har blitt invitert, og det følger administrasjonen opp.

Vedtak:

Styret godkjenner rapporten og innstillingen fra intervjukomiteen, og ber administrasjonen sende saken til MNs tilsettingsutvalg for endelig behandling.

Bakgrunn:

Det henvises til fremleggsnotat fra adm. leder.

Vedtak:

Fullmakter som foreslås gitt til studieadministrasjon og/eller utvalgs-/programrådsledere for utdanningsutvalget, programrådene og phd.-utvalget godkjennes av ledergruppen på delegasjon fra styret.

SAK IS 15/18

Vedtakssak: Godkjenning av eksterne programrådsgivere for CS-programmet

Bakgrunn:

For masterprogrammet i Computational Science foreslås Alfred Hansen (UiT)  og Ola Skavhaug (Expertanalytics) som eksterne programrådsgivere. Det henvises til en kort presentasjon av de to kandidatene.

Vedtak:

Alfred Hansen (UiT)  og Ola Skavhaug (Expertanalytics) godkjennes som eksterne programrådsgivere for CS-programmet.

SAK IS 16/18

Orienteringssak: Tilsetting av Klaus M. H. Johansen i fast forskerstilling og som ny leder av SMN 

Denne ble iht. etablert rutine informert om spesielt i styret.

SAK IS 17/18

Andre orienteringssaker

Ansatte/sluttet:

• Jan F. Kismul er tilsatt som konsulent i administrasjonen i perioden 1.3.18 - 9.5.18. Tilsettingen er begrunnet i at Espen Murtnes er i pappapermisjon i tilsvarende periode.
• Even S. Håland er tilsatt som vitenskapelig assistent i 25 % stilling for perioden 15.2.18 - 14.8.18, tilknyttet prosjektet 'Studentaktiv læring innen prosjektet ZPATH (Thon-midler)', med Farid Ould-Saada som prosjektleder.
• Sohail M. Mahmood har fått forlenget sin stipendiatstilling for perioden 26.2.18 - 25.8.18, hvorav 4 måneder er betalt fra ALICE-prosjektet og de resterende 2 måneder fra Fysisk institutt.
• Frank Leonel Bello Garrote er tilsatt som postdoc i en to-årig stilling fra 1.3.18. Stillingen er eksternt finansiert via EU-prosjektet 'gResonant'.

Aktuelle saker:

Oppsummering fra seksjonsledermøte 15.2.18 og 15.3.18

Disputerte:

• Frank Leonel Bello Garrote: 1.3.18- “Studies of single-particle and collective properties of nuclei” 
• Marit Ulset Nordsveen: 9.3.18- “The dual-mode detector – development of a self-calibrating primary standard for optical power measurement”  

Jøran Moen
instituttleder