Referat styremøte 7. november 2019

Fysisk institutt 2.12.2019

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 7.11.2019 kl. 13.15 - 15

Til stede: Moen, Sandaker, Görgen, Lynnebakken, Viefers, Børkje, Strøm, Torvik (studentrepr.), Prytz Andersen (studentrepr.), Bernhardsen (sekretær)

Forfall: Vistnes (observatør)

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent, men sak 53/19 går ut. Denne skulle først ha vært til behandling i Utdanningsutvalget, men som dessverre ikke var beslutningsdyktige på forrige møte. Saken blir derfor utsatt.

SAK IS 47/19

Godkjenning av referat fra forrige møte

Vedtak:

Referatet fra forrige møte godkjennes.

Ledelsesvurdering og økonomirapport vil bli ettersendt (gjøres ferdig 15.5). Inger Anne Pedersen vil være med på denne saken. Instituttet har frist 15.11 med leveranse til budsjett og prognoser for perioden 2020 - 24, så vi har ikke alle detaljer på plass enda. Men vi kommer til å se kraftige "røde" tall, noe det også ble informert om på forrige styremøte (sak 39/19). Det henvises til et kort bakgrunnsnotat fra instituttleder med et forslag til vedtak som gjelder forventning om inntjening av lønn på tekniske stillinger tilknyttet leiestedene.

Inger Anne Pedersen fra MNs økonomiseksjon var med på møtet ifm. denne saken, og det henvises til hennes presentasjon.

* 10,7 MNOK i nedgang fra 2019 til 20 i KD-tildeling. Det er både rammekutt og rammejustering som totalt sett gir et negativt utslag. Dette er lagt inn som et varig kutt, som gjør at instituttet vil ha et behov for nesten 10 mill. mer per år i inntekter for å kunne oppnå et positivt årsresultat.

* I underkant av 20 % av fastlønn dekkes av prosjektbidrag.

* Vært en reduksjon i antallet prosjekter de siste par årene.

* Selv om ingen stillinger videreføres etter avganger, vil ikke budsjettet være i balanse ved utgangen av perioden.

* Det er lagt opp til en økning i studiepoengproduksjon i prognosen.

* Strategien vil være å få bedre inntjening, så ikke fokus på å kutte i stillinger, selv om noen stillinger ikke er videreført. Det er spesielt på EU-prosjekter at vi ser et større potensiale for mer inntjening.

* Viktig å få enda mer bredde i hvor vi søker midler. Det er ønskelig å være tettere på seksjonene i så måte.

* Forskningsrådet legger om søknadsopplegget sitt, hvor søknader kan flyttes mellom programmer ut fra hvor de passer best inn. Dette kan slå positivt ut for oss, som i utgangspunktet har hatt en stor andel søknader i FRIPRO, hvor innvilgelsesgraden er lav.

Til instituttleders notat om forventning om inntjening av lønn på tekniske stillinger:

* I noen leiesteder (I-lab, NorFab, ELAB) implementerer man dette allerede.

* Leiestedene har normalt ingen påvirkning på egen inntjening.

* Formuleringen i notatet kan tolkes som at ansvaret legges på de teknisk ansatte.

* De teknisk ansatte bidrar også mye til for eksempel utdanning, og dette bokføres ikke noen steder.

Alle leiesteder vil fra 2020 få en forventning om 20 % inntjening av lønn på teknisk støttepersonell. Det presiseres at de teknisk ansatte i leiestedene ikke har ansvaret for at dette lykkes, men at dette må ligge til instituttledelse (som godkjenner alle prosjektinitiativ), seksjonsledere og den enkelte prosjektsøker (som legger inn bruk av tekniske leiesteder i budsjettene). 

Styret vil se rapporten fra sakkyndig komite i sammenheng med intervukomiteens rapport. Styret ber intervjukomiteen sikre at ingen av de kandidatene som ikke er på kortisten er forbigått. Det tas forbehold om at det ikke kommer inn kommentarer/innsigelser fra søkerne etter styremøtet som vil kunne påvirke rangeringen.

Bakgrunn:

Rapporten fra intervjukomiteen er nå klar, og i tillegg henvises det til kommentarer/innsigelser (nr 1 og nr 2) fra to av søkerne som dessverre har blitt fanget opp for sent, med instituttledelsens vurdering av disse innsigelsene. I tillegg rapporten fra sakkyndig komite.

For ordens skyld kan det nevnes at det også fins en versjon av intervjukomiteens rapporten som er signert.

Styret godkjenner rapporten, og ber administrasjonen videresende saken til MN-fakultetets tilsettingsutvalg for endelig vedtak.

Styret godkjenner at intervjukomiteens rapport tas på sirkulasjon i styret. Styret forutsetter at saken fremlegges for MNs tilsettingsutvalg for endelig behandling i ett av møtene 27.11 eller 11.12.

Instituttledelsen har lenge sett et behov for en endring av organiseringen av arbeidet ved instituttet. Vi trenger å få flere gode hoder til å tenke strategisk på instituttets fremtid på kort og lang sikt. Strategisk tenkning inkluderer operativ forskningsledelse som hele tiden fanger opp og gir ryggrad til nye større initiativ, og sikrer at basisbevilgningen, prosjektøkonomien og infrastrukturinvesteringer sees i sammenheng.

Et annet fremtredende ønske er å formalisere muligheten for at seksjonslederne i større seksjoner ved behov skal kunne delegere personalansvar til prosjektgruppe-/forskningsgruppeledere, dvs at vi definerer et nytt nivå 5. Spennvidden for en leder er maksimalt 15-20 personer. Blir det større må personalansvar delegeres ned.

Det er ønskelig å sette ned en arbeidsgruppe som:

i)                   Ser på alternative løsninger for å utvide kompetansen til ledergruppen slik at den dekker bredden av instituttets virksomhet.

ii)                 Gjennomgår seksjonsleders oppgaver. Dette vil være forskjellig for sentere og seksjoner, som begge er på nivå 4.

iii)               Definerer hva en forskningsgruppe kan være (Det må være en betydelig aktivitet som har betydelig ekstern finansiering) 

iv)               Definere oppgaver som seksjonsleder kan delegere til forskningsgruppeleder. 

Saken ble utsatt grunnet tidsnød.

Vedtakssak: Retningslinjer for emneportefølje ved Fysisk institutt

I møtet i utdanningsutvalget førstkommende tirsdag skal retningslinjer for emneportefølje ved Fysisk institutt drøftes. Saken er kort beskrevet i innkallingen- sak 66/19.

Det henvises videre til forslaget til nye retningslinjer.

Saken utsettes (se kommentar under sak 46/19). 

Joakim Bergli overtar som programrådsleder for bachelorprogrammet Fysikk og astronomi.

SAK IS 55/19

Andre orienteringssaker

• Tom M. Berge har fått forlenget sin stilling som stipendiat for perioden 1.10.19 - 15.2.20, i 40 % stilling. Forlengelsen er finansiert 50 % av Fysisk institutt og 50 % av prosjektmidler innen "space" (Plasma- og romfysikk).
• Henrik Sveinsson er ansatt som forsker (SKO 1109) for perioden 31.10.19 - 30.4.20, finansiert av CCSE.

• Gert W. Kluge er tilsatt i stilling som stipendiat i 4 år fra 1.10.19. Dette er en KD-stilling med undervisning inkludert og er tilknyttet HEP-seksjonen.

• Jake Gordin er tilsatt i stilling som stipendiat i 4 år fra 30.9.19. Dette er en KD-stilling med undervisning inkludert og er tilknyttet Teoriseksjonen.

• Øyvind Sigmundson Schøyen er tilsatt i stilling som stipendiat i 4 år fra 30.9.19. Dette er en KD-stilling med undervisning inkludert og er tilknyttet computational physics.

• Beatrice Baldelli er tilsatt i stilling som stipendiat i 3 år fra 1.10.19. Stillingen er finansiert av PoreLab.

• Olga Zlygosteva er tilsatt i stilling som stipendiat i 4 år fra 21.10.19. Stillingen er finansiert via UiO Lice Science (konvergensmiljø "PROCCA") med Eirik Malinen som prosjektleder.

• Victor Ananyev er tilsatt i stilling som stipendiat i 3 år fra 15.9.19. Stillingen er eksternt finansiert via EU-prosjektet INSIGHTS med Alex Read som prosjektleder.

• Sebastian Gregorius Winther-Larsen er tilsatt i stilling som stipendiat i 4 år fra 28.10.19. Stillingen er finansiert av CCSE, men instituttet finansierer et 4. år slik at kandidaten får 25 % undervisning gjennom hele perioden.

Aktuelle saker:

Oppsummering fra seksjonsledermøte 26.9, 10.10 og 24.10

Disputerte:

• Anastasia Sokolenko: 20.9.19- “Enlightening the Dark”  
• Kathinka Elinor Pitman : 20.9.19- "Dynamic PET and DCE-MRI With Pharmacokinetic Modelling for Cancer Characterisation and Response Monitoring Preclinical Studies in Tumour Xenograft Models" 
• Lars Musland: 29.9.19- "Theory and calculations of thermoelectric transport in heterostructures"
•  Henrik Andersen Sveinsson: 1.10.19- "Molecular dynamics modeling of mechanical failure processes in methane hydrates"
• Tarjei Bondevik : 11.10.19- "Grain boundaries in a BaZrO3-based proton conductor  A theoretical and experimental study on atomic scale"
• Huy M. Hoang: 25.10.19- "High-Spatial-resolution electron density measurements using the needle Langmuir system on different space platforms"

Jøran Moen
instituttleder