Referat fra styremøte 18. mars 2021

Fysisk institutt 23.3.2021

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 18.3.2021 kl. 13.15 - 15.00

Til stede: Viefers, Balk, Siem, Adli, Gjestvang, Strøm, Skramstad, Clausen, Camper,  Martinsen (studentrepr.), Aasheim (studentrepr.). Observatør: Gørgen 

Forfall:

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Vedtak:

Styret godkjenner referatet fra forrige møte.

Bakgrunn:

I forbindelse med MNs arbeid med ny økonomimodell, har MN-ledelsen hatt en besøksrunde på instituttene. Ledergruppen hadde dette møtet 8. mars.

Instituttleder orienterte med utgangspunkt i den presentasjonen som ble gitt i det nevnte møtet med MN-ledelsen.

* Potten med strategimidler skal blant annet brukes til å kompensere de instituttene som har tungt eksperimentelt utstyr.

* Den nye modellen er enklere enn den gamle.

* MN har operert med høyere sats på insentivmidler for EU-prosjekter enn hva UiO sentralt har hatt. Insentivmidlene knyttet til EU-prosjekter dempes uansett ned i ny modell, noe som gir økt forutsigbarhet.

* Det er brukt mye ressurser på MN-nivå for å hjelpe frem gode EU-søknader, men effekten har vært marginal.

* Vi må spare inn 22 MNOK de nærmeste årene hvis nåværende prognose slår til, men tallet er veldig usikkert. Kostnadskutt (og inntektsøkninger) er uansett påkrevd.

* Vi løser ikke situasjonen på kort sikt, slik at en omstilling må ta tid. Planen er å kjøre en ordentlig strategiprosess.

* Vi brukte en del tid på møtet med MN på å diskutere hvordan studiepoengproduksjonen kan økes. Her kan blant annet Fysikk i Første År nevnes (se egen sak).

* Det ble kommentert at studiepoeng på masternivå gir bedre uttelling enn på bachelornivå. Det er seks ulike kategorier når det gjelder inntekter knyttet til studiepoengproduksjon.

* Er prosentfordelingen mellom forskning og utdanning "hugget i stein"? Ikke nødvendigvis tilfelle på individnivå, men på institusjonsnivå naturlig med en 50-50 fordeling ut fra universitetets natur.

Det har vært igangsatt en sk. strategipilot (se sak 100 fra seksjonsledermøte 8. oktober 2020), og det har nå kommet inn svar fra seksjonene. Instituttleder vil trekke frem noen hovedpunkter som har kommet frem.

Det er relevant å se denne saken i sammenheng med sak 11/21, ut fra at instituttet må tenke innsparinger fremover. Her kan vi ta en helt innledende diskusjon for å få styrets tanker rundt mulige grep/prosesser for fremtidige innsparinger, og hvordan styret mener en strategiprosess bør legges opp fremover, med økonomien som bakteppe.

* De innkomne svarene på strategipilotbestillingen gjøres tilgjengelig for styrets medlemmer i styredomenet i Vortex.

* De innkomne svarene viser at det skjer veldig mye positivt på instituttet og at det er et høyt aktivitetsnivå. Arbeidet med spørsmålene i piloten har antakelig vært en veldig nyttig prosess i seksjonene, som forhåpentligvis har satt igang en del tankeprosesser. Refleksjonene fra seksjonene er også verdifulle for hvordan man best mulig utnytter de ressursene man allerede har, for eksempel på undervisning.

* De innkomne svarene viser at mange seksjoner opplever mangel på personell. Beskrivelsene indikerer "akutte" behov for 5 fast vitenskapelig ansatte og 3 teknikere.  Det som ligger i femårsprognosen er ca. halvparten av dette, og det er da med et stort underskudd i tillegg. Vi må altså tenke oss svært grundig om mht. hvor stillingene skal gå for å utnytte stillingsressursene best mulig. Det man ser er at det er lignende interesser, profiler og teknikker i forskjellige miljøer, så det er nærliggende å tenke at stillingsbehov i forskjellige seksjoner kan koples sammen.

* Spørsmålet nå er hvordan vi tar dette videre. Ekstern evaluering vil bli vurdert. Dette har nettopp Kjemisk institutt hatt. Det påpekes at det kan være vanskelig å finne en komite som oppfattes som nøytral, og at tidligere erfaringer har vist at dette har vært vrient. Men umulig burde det ikke være.  

* Vi vurderer å avholde et instituttseminar til høsten, og da vil strategi være et åpenbart tema.

* Vi har uansett behov for å lage en ny strategiplan, som en erstatning for FI 2020. I en ny strategiplan må man ta høyde for nye økonomiske realiteter, og den må henge sammen med UiO- og MNs strategiplan.

* Vi kan neppe legge alle stillingsdiskusjoner på is inntil en ny strategiplan er på plass.

Bakgrunn:

Instituttstyret (ikke nåværende) har tidligere vedtatt (se sak 58 i styremøte 19.12.12) at den sakkyndige komiteens rapport skal innom styret før intervjukomiteen går igang med sitt arbeid. Prosedyre er beskrevet på den nevnte styresaken.

Styret får derfor rapport fra sakkyndig komite til gjennomsyn, sammen med to kommentarer til rapporten (kommentar 1 og kommentar 2) sammen med hhv. komiteens og instituttleders tilbakemelding.

Intervjukomiteen for stillingen skal iht. reglementet (se §12.2 i tilsettingsreglementet) oppnevnes av instituttleder, og i tråd med praksis fra de foregående utlysninger vil intervjukomiteen bestå av følgende personer:

* Susanne Viefers (instituttleder)

* Andreas Gørgen (fungerende forskningsleder)

* Helge Balk (utdanningsleder)

* Anders Malthe-Sørenssen (senterleder CCSE/representant fra fagmiljøet)

* Studentrepresentant.

I tillegg vurderes det om vi skal inkludere et medlem fra utenfor instituttet, og dette kan gjerne styret kommentere på. 

* Et eksternt medlem kan gi komiteen mer legitimitet, så vurderes positivt.

* På denne stillingen var det spesielle argumenter knyttet til forskningsområde som gjorde at man lyste ut stillingen med krav om et skandinavisk språk. Dette godkjente både styret og instituttlederne (alle kunngjøringstekster drøftes i instituttledermøte).  

* Ligger i kortene at vi må gjennomføre intervjuer og prøveforelesninger på Zoom.

* Internsensorpool for mastereksamener: Vi har nå en pool på plass, men det mangler fortsatt noen navn for å kunne ha mange nok sensorer i forhold til det antallet masteroppaver som skal sensureres.

* Fysikk i Første År (FFÅ)- rapport er sendt til MN

* Bemanningsplan: Det er jobbet med bemanningsplaner frem til V22. FFÅ-revisjonen gir en del utfordringer, blant annet fordi kurset i mekanikk som erstatter dagens FYS-MEK1110, planlegges å gå både vår og høst. Vi ønsker også mer teambasert bemanning. Vi må få til et regime hvor kurs med få deltakere i større grad tilbys som veiledede selvstudiumkurs, slik at de blir mindre ressurskrevende. Mer samarbeid med andre institusjoner på utdanning er noe som diskuteres, og det foreligger en del konkrete initiativ.

Andre orienteringssaker

Ansatte/sluttet:

• Fredrik Hage har tiltrådt i fast stilling som førsteamanuensis fra 18.1.21. Stillingen er tilknyttet Seksjon for strukturfysikk.

• Shweta Wakalkar er ansatt som senioringeniør i 6 måneder fra 1.2.21. Stillingen er eksternt finansiert på prosjektet Zpath med Farid Ould-Saada som prosjektleder.  

Aktuelle saker:

Disputerte:

• Vanja Morisbak: 15.1.21- “Searching for new forces of Nature” 
• Jian Bin Ben Chen: 25.1.21- "Instability and Beam-Beam Study for Multi-TeV PWFA e+e- and γγ Linear Colliders"
• Lucia Crespo Campo: 25.1.21- "Investigating the γ decay of Ni isotopes and its applications to nuclear astrophysics"
• Ymir Kalmann Frodason: 27.1.21- "Hybrid functional investigations of point defects in ZnO and β-Ga2O3"
• Kristian Stølevik Olsen: 29.1.21- “Active and passive Brownian particles in complex environments” 
• Fabio Zeiser: 5.3.21- "Uncertainty quantification for nuclear level densities and γ-ray strength functions from the Oslo method and beyond"

Susanne Viefers
instituttleder