Referat konstituerende styremøte 21. januar 2021

Fysisk institutt 28.1.2021

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Innkalling til konstituerende styremøte
Tidspunkt: Torsdag 21.1.2021 kl. 13.15 - 15.00 

Til stede: Viefers, Balk, Siem, Adli, Gjestvang, Strøm, Skramstad, Edin, Clausen, Camper, Murtnes. Vararepresentantene var med på hele møtet. Observatør: Gørgen 

Forfall: Studentrepresentantene (som ikke er valgt enda)

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Det henvises til valgprotokoll som oppsummerer styrevalget. I tillegg til protokollen foreligger det opptellingsprotokoller for de tre kategoriene som var til valg, og disse protokollene kan man hvis ønskelig få tilgang til ved å kontakte kontorsjef.

Vedtak:

Styret godkjenner fremlagt valgprotokoll.

Bakgrunn:

Det henvises til fremleggsnotat fra adm. leder med forslag til medlemmer.

* Ekstern programrådsgiver ble nevnt. Her har utdanningsleder kontakt med potensielle kandidater på NTNU.

* Prosessen rundt utvelgelse av foreslåtte kandidater ble kort gjort rede for. Det var ingen innsigelser til prosessen.

Vedtak:

Styret godkjenner medlemmer av hhv. phd.-utvalget, ansettelsesutvalget, utdanningsutvalget og programrådene i tråd med forslag i fremleggsnotat.

Styret godkjenner følgende når det gjelder nestledere og stedfortreder:

1) Helg Balk utnevnes som utdanningsleder for perioden 1.1.21 - 31.12.24

2) Andreas Gørgen utnevnes som fungerende forskningsleder for perioden 1.1.21 - 30.6.21

3) Helge Balk utnevnes som stedfortreder for perioden 1.1.21 - 30.6.21.

Det blir en ny styregodkjenning (punkt 2 og 3) for resten av 4-årsperioden på et senere tidspunkt.

Bakgrunn:

Styret blir orientert om årsregnskapet 2020 og videre prognose (v/ Inger Anne Pedersen). Det henvises i den forbindelse til økonomirapport. kommentarer til denne (versjon til instituttet og til MN) og ledelsesvurdering.

* Svak utvikling på økonomi gjelder ikke bare FI, men også de fleste andre MN-institutter med unntak av IFI.

* Ny økonomimodell er ikke landet enda. Eksperimentell virksomhet og hvordan dette skal hensyntas i den nye modellen er til diskusjon,  og MN-ledelsen skal på kartleggingsbesøk rundt på instituttene.

* Instituttene vil få en 5-årsfrist på å omstille seg. 

* Vi må tenke omstilling hos oss også, men dette vil ta tid. Vi har en ekstra utfordring nå fordi det er få (forventede) avganger fremover, og derfor begrensede muligheter til å redusere lønnsbudsjettet.

* Får vi et stort EU-prosjekt eller en SFF, vil det slå positivt ut. Det vil i så fall være en "bonus".

På NORTEM ønsker man å tilsette en fast forsker hvor lønna dekkes av prosjektmidler knyttet til at TEM-infrastrukturen leies ut til eksterne prosjekter. Tanken er at overførte midler til leiestedet skal utgjøre en buffer i eventuelle perioder hvor ordningen ikke er selvfinansierende.

Instituttleder orienterte.

* Stort press ved UiO på å få redusert andelen midlertidig ansatte, og det vil være i tråd med vedtatt policy om stillingen vi her snakker om blir gjort fast .

* Å ha en fast tilsetting gir den ansatte flere rettigheter. Men viktig å presisere at stillingen skal forutsette ekstern finansiering, så bortfall/reduksjon av dette skal være grunnlag for oppsigelse. I tråd med en praksis som etterhvert er godt etablert.

* Større grad av "gjenbruk" av ansatte i forskerstillinger jobbes det med, med tanke på å få en bedre personalpolitikk mot denne gruppen ansatte.

Vedtak:

Vårens styremøter avholdes på følgende datoer:

• 4. mars
• 29. april
• 24. juni 

Ansatte/sluttet:

• Aleksei Grigorev har tiltrådt som forsker (SKO 1108) i 2 år fra 4.1.21. Stillingen er finansiert fra infrastrukturprosjektet NorLHC og tilknyttet HEP-seksjonen.

• Tom Vincent-Dospital har tiltrådt som postdoc i 4 år fra 1.1.21. Dette er en KD-stilling og er tilknyttet PoreLab.

• Ivar M. Bruvik er tilsatt som vitenskapelig assistent for perioden 1.1.21 - 30.6.21. Stillingen er finansiert fra basis og knyttet til undervisning i FYS1210.  

• Vebjørn H Tørudbakken har tiltrådt i fast stilling som seniorkonsulent (forskningskonsulent) fra 4.1.21. Stillingen er tilknyttet administrasjonen.

• Eirini Zacharaki har tiltrådt som forsker (SKO 1109) i tre år fra 21.12.20. Stillingen er finansiert fra Norfab III og tilknyttet LENS.  

Aktuelle saker:

Disputerte:

Ingen siden forrige styremøte.

Susanne Viefers
instituttleder