Systematisk HMS-arbeid

For å bidra til at HMS-arbeidet utføres og dokumenteres i tråd med sentrale prosedyrer og MN faks egne arkivrutiner for HMS, er fremgangsmåten for enkelte prosedyrer sammen-fattet i skjemaet nedenfor. Ansvar, noen frister og enkelte anbefalinger er fremhevet.

Følg lenke for det systematiske HMS-arbeidet illustrert i et årshjul.

Følg lenke for arkivrutiner for HMS-dokumentasjon i ePhorte.

HMS-prosedyrer aktivitet/tiltak	Ansvarlig	Fremgangsmåte (Planlegging, gjennomføring og oppfølging)
Vernerunden	Gjennomføres jevnlig av leder og VO. Anbefalt gjennomført ila november måned.	Formøte - Leder må I god tid fastsette møtetidspunkt og innkalle til formøte som avtaler: Tidspunkt for vernerunden Hvordan befaringen gjennomføres Tidspunkt for avslutningsmøte Avklare hva som skal være fokusområde Alle ansatte informeres om tidspunkt for vernerunden. Sjekklisten og tiltakene i den endelige vernerunderapporten sendes ansatte.
Tiltaksplan og/eller Handlingsplan (HP) HMS	Leder har ansvar for at det utarbeides HMS-tiltak. HMS-tiltak er en naturlig del av virksomheten og synliggjøres i årsplanen. Ved behov for mer detaljert planlegging utarbeides egen tiltaksplan for HMS	I en HP skal bare nye tiltak beskrives. Forslag til HP HMS skal legges frem for LAMU til drøfting på siste møtet i året. Eventuelle innspill tas inn i planen og legges frem for ledelsen til godkjenning. Aktivitet som utføres årlig og utgjør en del av HMS-systemet, er ikke nye aktiviteter og inngår som del av en tiltaksplan. Tiltak etter vernerunden KAN være nye tiltak og legges inn i HP HMS.
Ledelsens gjennomgang	Leder har ansvaret for at Ledelsens gjennomgang gjøres årlig.	Underlag fremskaffes, sammenfattes og sendes møtedeltagere 14 dager før møtet. Skjemaet kan brukes, se prosedyren. Møtet skal munne i en tiltaksplan. Det skal legges til rette for diskusjon rundt policyer, mål og overordnet prestasjoner. Ledelsen avgjør hvem som deltar på møtet (ansatt-siden deltar *ikke* på møtet).
Arbeid i arbeidsmiljøutvalg (LAMU)	LAMU er et parts-sammensatt utvalg som skal virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. LAMU har ansvar for at det fastsettes verneområder og verneombud for disse. (Det bør vurderes om disse områdene skal følge den organisatoriske inndelingen.)	Egne saksbehandlingsrutiner skal følges, som bl.a. sier: Enhetenes LAMU sender referat til MN-LAMU på nivået over. MN-LAMU sender referat til sine verneområders LAMU Referat gjøres tilgjengelig for ansatte LAMU sender årsrapport til lokalt styre Saker til behandling følger av AML § 7-2 "Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver".
Valg til verneombud (VO) med vara	LAMU har ansvar for at det nedsettes et valgstyre (1-3 personer). Finner valgstyret ikke frem til kandidater, skal fag-foreningene peke ut VO.	Valgstyret kan bestå av en fra hver av partene med HMS-koordinator som sekretær. Valgstyret har ansvar for å: Finne kandidater til vervet Gjennomføre valget Rapportere til ledelsen
Valg av lokalt hovedverneombud (L-HVO), ledende verneombud (L-VO) og vara for disse	Valgstyret eller fakultet (for L-HVO) har ansvar for å innkalle til valg-møte. Funksjonstid er fra 1.januar. L-VO m/ vara velges av og blant VO-ene. L-HVO m/ vara velges av og bant L-VO-ene.	Et valgstyre kan bestå av følgende: En representant fra begge parter m/ HMS-koordinator som sekretær Det kan være uheldig å blande inn en representant for arbeidsgiver Detaljert fremgangsmåte er beskrevet i prosedyren.
Bestilling av bedriftshelse-tjenester	Leder har ansvar for at enheten utarbeider en årlig plan. Planen skal være utarbeidet innen 1.desember. Planer og rapporter (fra eksterne leverandører) skal arkiveres iht MNs arkivrutiner.	Lovpålagte krav skal følges opp slik som helsekontroller og gjennomføring av risiko-vurdering, se momentliste for målrettet helseundersøkelse. Egen mal benyttes for bestilling og beregning av timeverk, se prosedyren. Leder kan bestilling utenom planen. For tjenester EBHT ikke kan leveres, avgjør ledelsen om tjenesten skal kjøpes fra ekstern BHT. Planen skal legges frem for LAMU til orientering samt status rapporter.

HMS-prosedyrer aktivitet/tiltak

Ansvarlig

Fremgangsmåte (Planlegging, gjennomføring og oppfølging)

Vernerunden

Gjennomføres jevnlig av leder og VO.

Anbefalt gjennomført ila november måned.

Formøte - Leder må I god tid fastsette møtetidspunkt og innkalle til formøte som avtaler:

Tidspunkt for vernerunden
Hvordan befaringen gjennomføres
Tidspunkt for avslutningsmøte
Avklare hva som skal være fokusområde

Alle ansatte informeres om tidspunkt for vernerunden. Sjekklisten og tiltakene i den endelige vernerunderapporten sendes ansatte.

Tiltaksplan og/eller Handlingsplan (HP) HMS

Leder har ansvar for at det utarbeides HMS-tiltak.

HMS-tiltak er en naturlig del av virksomheten og synliggjøres i årsplanen.

Ved behov for mer detaljert planlegging utarbeides egen tiltaksplan for HMS

I en HP skal bare nye tiltak beskrives.

Forslag til HP HMS skal legges frem for LAMU til drøfting på siste møtet i året. Eventuelle innspill tas inn i planen og legges frem for ledelsen til godkjenning.

Aktivitet som utføres årlig og utgjør en del av HMS-systemet, er ikke nye aktiviteter og inngår som del av en tiltaksplan.

Tiltak etter vernerunden KAN være nye tiltak og legges inn i HP HMS.

Ledelsens gjennomgang

Leder har ansvaret for at Ledelsens gjennomgang gjøres årlig.

Underlag fremskaffes, sammenfattes og sendes møtedeltagere 14 dager før møtet. Skjemaet kan brukes, se prosedyren.

Møtet skal munne i en tiltaksplan. Det skal legges til rette for diskusjon rundt policyer, mål og overordnet prestasjoner.

Ledelsen avgjør hvem som deltar på møtet (ansatt-siden deltar ikke på møtet).

Arbeid i arbeidsmiljøutvalg (LAMU)

LAMU er et parts-sammensatt utvalg som skal virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

LAMU har ansvar for at det fastsettes verneområder og verneombud for disse.

(Det bør vurderes om disse områdene skal følge den organisatoriske inndelingen.)

Egne saksbehandlingsrutiner skal følges, som bl.a. sier:

Enhetenes LAMU sender referat til MN-LAMU på nivået over.
MN-LAMU sender referat til sine verneområders LAMU
Referat gjøres tilgjengelig for ansatte
LAMU sender årsrapport til lokalt styre

Saker til behandling følger av AML § 7-2 "Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver".

Valg til verneombud (VO) med vara

LAMU har ansvar for at det nedsettes et valgstyre (1-3 personer).

Finner valgstyret ikke frem til kandidater, skal fag-foreningene peke ut VO.

Valgstyret kan bestå av en fra hver av partene med HMS-koordinator som sekretær.

Valgstyret har ansvar for å:

Finne kandidater til vervet
Gjennomføre valget
Rapportere til ledelsen

Valg av lokalt hovedverneombud (L-HVO), ledende verneombud (L-VO) og vara for disse

Valgstyret eller fakultet (for L-HVO) har ansvar for å innkalle til valg-møte.

Funksjonstid er fra 1.januar.

L-VO m/ vara velges av og blant VO-ene.

L-HVO m/ vara velges av og bant L-VO-ene.

Et valgstyre kan bestå av følgende:

En representant fra begge parter m/ HMS-koordinator som sekretær
Det kan være uheldig å blande inn en representant for arbeidsgiver

Detaljert fremgangsmåte er beskrevet i prosedyren.

Bestilling av bedriftshelse-tjenester

Leder har ansvar for at enheten utarbeider en årlig plan.

Planen skal være utarbeidet innen 1.desember.

Planer og rapporter (fra eksterne leverandører) skal arkiveres iht MNs arkivrutiner.

Lovpålagte krav skal følges opp slik som helsekontroller og gjennomføring av risiko-vurdering, se momentliste for målrettet helseundersøkelse.

Egen mal benyttes for bestilling og beregning av timeverk, se prosedyren.

Leder kan bestilling utenom planen. For tjenester EBHT ikke kan leveres, avgjør ledelsen om tjenesten skal kjøpes fra ekstern BHT.

Planen skal legges frem for LAMU til orientering samt status rapporter.

Av Cecil Tidemand Grosch

Publisert 14. jan. 2015 12:15 - Sist endra 9. mars 2020 10:19