Til stede:
Petter Nielsen (IFI), Helge Balk (FI), Brita Stedje (NHM), Hans Brodersen (MI), Mats Carlsson (ITA), Rigmor Solberg (FAI), Martin Helsø (ph.d.-representant, MI), Reidunn Aalen (IBV), Josef Noll (ITS), Henning Dypvik (GEO), Stian Svelle (KI), Hanne Sølna (studieleder), Solveig Kristensen (forskningsdekan), Natalia Utkina (ph.d.-adm.), Jean-Raphael Martinez (ph.d.-adm.), Stian Engen (ph.d.-adm.).
Forfall:
Marianne Bathen (stipendiatrepresentant; FI)
Referat fra forrige møte:
Saker fra Fakultetet
1. Søknader om unntak fra formelle opptakskrav: vi tar en gjennomgang av prossesen og hvordan en søker som har fått innvilget en slik søknad skal innstilles.
Det har vært en økende trend med søknader om unntak fra formelle opptakskrav. Dersom det er søkere som kvalifiserer i henhold til utlysningstekst og gjeldende reglement er det ikke grunnlag for å søke unntak for ikke-kvalifiserte søkere. Karakterkravet for opptak kan oppleves problematisk siden det ikke vekter karakterer fra prestisjetunge mot mindre prestisjetunge utdanningsinstitusjoner. Det er mulig å løse opp karakterkravene for å gi økt handlingsrom til instituttene men så lenge karakterkravene består må disse etterfølges.
2. Kommentarer til Tilstandsrapporten 2019, v/Natalia Utkina
Netto- og bruttotid er nå avskaffet. Eneste gjeldende styringsparameter er antall kandidater som har gjennomført (disputert) seks år etter start på finansiering/ansettelsesdato. Ph.d.-adm. skaffer tall på gjennomføringsgrad fordelt på nasjonalitet. Kjønnsfordelingen på søknad til ph.d.-programmet gjenspeiles i søkertallene og rekrutteringsgrunnlaget fra mastergradsprogrammene.
3. Orientering om årets forskerutdanningskonferanse ved USN (5.-6. juni). Presentasjoner:
- Katie Wheat, Vitae
- Dely Elliot, Uni of Glasgow
- Mathias Schroijen, EuroDoc
- Rob Bongaardt, USN
- Julia Küchel, Uni of Siegen
- Kirsti Skovdahl, USN
- Anette Norheim Fredly, USN
- SiN
- Priyank Nimje, USN
- Solveig Reitan, Institutt for psykisk helse
- BHT, UiO
- Silje Bringsrud Fekjær, Oslomet
4. Kartlegging av arbeidsmiljøet for ph.d.-kandidater på IFI utført av bedriftshelsetjenesten (BHT), v/Petter Nielsen (IFI)
- Presentasjon av hovedpoengene fra konferansen ved Stian
- Petter Nielsen presenterte resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelse de har fortatt blant ph.d.-kandidatene ved IFI
Det er viktig med lett tilgjengelig informasjon om den økende problematikken rundt mental helse, hvordan forebygge og kjenne igjen stress og depresjoner, samt oversikt over kontaktpunkter som bedriftshelsetjenesten. I tillegg er det viktig med et system som kan fange opp kandidater som er langt nede og aktivt hjelpe disse. Det er vanskelig/umulig å ta kontakt selv om man er langt nede.
Fysisk institutt har fokus på mental helse rundt 3.-semesterrapproteringen. Komitéen prøver å kartlegge de sosiale strukturene rundt kandidaten, deriblant fysisk aktivitet, og kandidatene oppfordres til å ta kontakt om noe dukker opp på et senere tidspunkt.
Forskningsdekanen åpner for at vi kan gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse for alle fakultetets ph.d.-kandidater som en del av kvalitetsrapporten. Teamet for workshop høsten 2019 vil være mental helse med fokus på konkrete tiltak vi kan innføre på alle nivåer (informasjonskanaler, medarbeidersamtler, samtaleverktøy etc.).
Saker fra ph.d.-representanter
1. Disputasdatoer
Den eneste beskrivelsen for disputasdato som står på nettsidene er at den kan tidligst være tre måneder ettter kandidaten har søkt fakultetet om å få avhandlingen bedømt. I praksis gjennomføres ikke disputaser sent i juli og tidlig august. Kandidater som ikke er klar over praksisen kan ikke planlegge rundt dette og risikerer en uventet, ulønnet venteperiode. (Martin Helsø/MI)
Utsettes til neste møte for å kunne forberede saken.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Tidsfrister
Har vi noen instruks om 3-mnd regelen for innlevering - disputas i forhold til ferie? Vi sitter med noen søknader som har svært kort frist i forhold til innlevering før og disputas etter feriene.(Helge Balk /FI)
Utsettes til neste møte for å kunne forberede saken.
2. Ang. kappa i avhandlinger og tema for prøveforelesninger
Kappa i avhandlinger
Vi sliter litt med å få noen av studentene våre til å legge skikkelig arbeid i denne. I reglementet står det "Avhandlingen leveres normalt i form av artikler som er knyttet sammen til et hele (overbygning eller kappe) med en innledning til arbeidet og en sammenfatning av de viktigste resultater og konklusjoner. Overbygningen skal også sammenstille de problemstillinger og konklusjoner som legges frem i delarbeidene i et helhetlig perspektiv, og på denne måten dokumentere sammenhengen i avhandlingen." I et utfyllende skriv til bedømmelseskomiteer oppfordres bedømmelseskomiteen spesielt til å gå grundig inn på kappa og den delen som skal knytte artiklene sammen til en enhet. Vi synes de kravene som skisseres her virker strengere enn det står formulert i reglementet. Siden det er reglementet studentene forholder seg til har vi i noen tilfeller trukket inn det utfyllende skrivet når vi har bedt dem omarbeide, men det hadde vært mye bedre om reglementet hadde vært mer i samsvar med det andre. Skjønner at man ikke kan endre reglementet i en fei, men det er kanskje noe å jobbe videre med? (Brita Stedje/NHM)
Ph.d.-adm ser på hvordan dette beskrives i reglementet. Må være muligheter for handlingsrom.
Tema for prøveforelesninger
Her er reglementet ganske klart, men vi opplever likevel at mange kandidater får tema som vi synes ligger for tett opp til avhandlingen. Har andre/har andre hatt tilsvarende problemer? Noen som har rutiner/erfaringer å dele? Det største problemet er kanskje at det er veldig mye for bedømmelseskomiteen å lese. De får det kanskje ikke helt med seg. (Brita Stedje/NHM)
Administrasjonen gjennomgår på ordlyden i reglementet. 3.-opponentens oppgaver må fremheves bedre. Det er også ønske om klarere rammer rundt tidsbruk for prøveforelesning og disputasen samt klarere forventninger til, og eksempler på, gode medforfattererklæringer.
Eventuelt
1. Mentorordning for nye ph.d.-kandidater
ITS ønsker å innføre en mentorordning hvor senior ph.d.-kandidater tar imot nye kandidater. Administrasjonen oversender informasjon fra IBV til ITS som er i planleggingsfasen av en slik ordning.
ITS ønsker også å innføre 5.-semesterrapportering. Er dette noe som bør løftes til fakultetsnivå?