Til stede: Petter Nielsen (IFI), Helge Balk (FI), Hans Brodersen (MI), Mats Carlsson (ITA), Rigmor Solberg (FAI), Frøydis Sved Skottvoll (kandidatrepresentant, KI), Reidunn Aalen (IBV), Josef Noll (ITS), Henning Dypvik (GEO), Stian Stelle (KI), Solveig Kristensen (forskningsdekan), Natalia Utkina (MN), Jean-Raphael Martinez (MN), Stian Engen (MN)
Frafall:
Brita Stedje (NHM), Øystein Håvard Færder (kandidatrepresentant, ITA)
Referat fra forrige møte:
Saker fra Fakultetet
1. Tema for programrådets workshop
Fakultetet planlegger en workshop som skal ha som formål utvikling av doktorgradsprogrammet. Den skal også bidra til god intern kommunikasjon og samhandling innen ph.d.-programrådet. Vi vil gjerne ta imot forslag til temaer som bør tas opp på workshopen.
Det vil bli avholdt en lunsj-til-lunsj-workshop på Sundvolden 30.-31. mars hvor vi løfter diskusjonen om hvordan vi skal bruke ph.d.-programrådet for best å jobbe med utvikling av ph.d.-utdanningen. Oppfølgingspunkter fra workshopen diskuteres videre i ph.d.-programrådet og i seminar med DOKA på et senere tidspunkt.
Andre punkter for videre diskusjon som kom opp:
- Hvordan koordinerer vi veiledning? Erfaringsutvekslinger/møteplasser er etterspurt.
- Hvordan avprivatisere veiledning og øke erfaringsutdeling for å kunne bli bedre veiledere?
- Hvordan følger andre opp utfordrende situasjoner? Kandidater som ikke klarer å gjennomføre etc.
- Samtaleverktøyet: kan dette brukes veiledere imellom for å kalibrere seg?
- Medveiledere fra industrien: industrien er mer åpen nå for akademisk kompetanse og MN må være offensive og ha klare veier inn i fakultetet fra næringslivet.
- Prøveforelesning: er dette noe vi kan avskaffe?
- Arbeidslivsrelevans: hvordan jobbe med kandidatene og deres bevissthet rundt egen kompetanse?
- Mangfold
- Hvordan dokumentere egen undervisning (undervisningsplikt)?
- Norskopplæring: hvem betaler for dette og hvem er det for?
2. Innspill på forskerutdanningsmeldingen
Vi har nå fått innspill til Forskerutdanningsmelding (FORM) via nettskjema fra instituttene. Vi ber ph.d.-utvalgsledere velge og presentere ett innrapportert tiltak/aktivitet som identifiseres som viktig for kvalitetsarbeid/læringsmiljø ved instituttet.
FI: mottak
Oppstartsamtale med kontorsjef (ansettelsessamtale) og ph.d.-utvalget for både interne og eksterne ph.d.-kandidater. Viktig tiltak for å gi info og felles forståelse for hva som er viktig. Orienterer om tilbud om generiske kompetanse, presentasjon av ph.d.-utvalget, oppstartsamtale, i tillegg til at utvalget blir kjent med kandidatene. Ca. 100 kandidater og 30 møter i året. Litt problematisk å finne tidspunkt. Kontorsjef er ansvarlig for å arrangere møtene og velger den i utvalget som har mulighet til å delta.
IBV: oppfølging
IBV Har et mottakshefte for nye ph.d.-kandidater som er utarbeidet av instituttets ph.d.-adm. Har både 3.- og 5.- (og ev. 7.-) semesterrapportering.
KI: undervisningsplikt
Undervisningsleder har utarbeidet rapporteringssystem for antall timer med stykkprissystem for de ulike arbeidsoppgavene. Instituttet benytter seg av retten til å fordele undervisningsåret.
ITA: mottak
Jobber med nye rutiner for å fange opp alle: velkomsthefte til nye kandidater og fadderordning for sosial integrasjon. Alle nyansatte er med i julebordskomiteen.
FAI: rapportering
Fokus på 3.-semesterrapportering hvor de opplever at "problemet" ofte er ulike forventninger mellom kandidat og veileder. Avholder et fellesmøte hvor ikke-konfidensielle saker som kommer opp under rapporteringen adresseres.
ITS: oppfølging
Jobber med å introdusere ph.d.-møter hvor alle kandidatene samles (også nærings-ph.d.ene). 3.-semesterrapportering funker bra og ser nå på mulighetene for 5.-semesterrapportering for å lose kandidatene over i avslutningsfasen. Saker fra ph.d.-programrådet tas opp og diskuteres på instituttmøtene.
GEO: mottak
Avholder introduksjonsmøter med hvor kandidatene introdusere til institusjonen og regler/rutiner.
MI: karriereseminar
Etablert heldagsseminaret ‘Think Career’ for å orientere ph.d.-kandidater og postdoker om akademisk og ikke-akademisk karriere.
IFI: veilederskole
IFI har etablert ‘PhD supervisor school’ for å avprivatisere veiledning og etterkomme ønsker om møteplasser for erfaringsutveksling for veiledere.
3. Retningslinjer for tilsetting av stipendiater
Fysisk institutt har i lang tid hatt klare retningslinjer for og informasjon om tilsetting av stipendiater. Helge Balk presenterer ansettelsesrutiner ved Fysisk institutt.
- Fagutvalget lager stillingsutlysningen og forslag til komité.
- Kontorsjef godkjenner komite etter følgende kriterier:
- 1 administrativ ansatt
- 2 fagpersoner
- Kjønnsbalanse skal være ivaretatt (kravet er ikke absolutt for å unngå for høy belastning av kvinnelige ansatte)
- Habilitet skal være ivaretatt (kan ha tidligere veileder i komiteen)
- Komiteen lager en rapport til kontorsjefen som går grundig gjennom denne for å unngå å gå glipp av gode kandidater som følge av forsinkelser pga. manglende informasjon. Ser spesifikt på samsvar med opptakskriterier for ph.d.-programmet
- Rapporten sendes videre til tilsettingsutvalget.
- Intervju: noe usikkert hvordan dette praktisere men er antatt gjort av komité.
- 2/3 av komité skal delta på intervjuet for at det skal være gyldig
Kommentarer til rutinene:
- Det er viktig å koble ansettelse og opptak.
- Det er en fordel at veileder er med i prosessen for å vurdere egnethet til kandidaten. IFI inkluderer veileder frem til endelig vurdering for å unngå problem med habilitet.
- Lite med to fagpersoner? MI bruke tre stk.
- Forskjellige rutiner på å inkludere ph.d.-kandidater i sakkyndig komité. IFI praktiserer at minst to i komiteen må ha doktorgrad.
- Regler for sammensetning av sakkyndig komite/innstillingskomité (fra MN)
- Komiteen må bestå av minst tre personer hvorav minst to har doktorgrad. Instituttene står fritt til å innføre skjerpede regler.
- Det er ingen spesielle regler for sammensetning av tilsetningsutvalg.
Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO
Saker fra ph.d.-representanter
1.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1.
Eventuelt
1.