Til stede:
Ph.d.-programråd: Rigmor Solberg (FAI), Andreas Görgen (FI), Anne Krag Brysting (IBV), Josef Noll (ITS), Anders Isaksen (ph.d.-representant, IBV), Erlend Fornæss Wold (MI), Chong-Yu Xu (GEO), Stian Svelle (KI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Anniken R. Birkelund (MN)
Forfall: Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen), Julie Johanne Uv (ph.d.-representant, IFI), Petter Nielsen (IFI), Torsten Hugo Struck (NHM), Valerie Maupin (GEO), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret),
Referat fra forrige møte (26.10.2022)
Saker fra Fakultetet
1. Vitenskapsombudet ved UiO: Besøk av Knut Willem Ruyter som er vitenskapsombud ved UiO. Ombudet er en uavhengig og upartisk instans for alle de vitenskapelige ansatte ved UiO.
Knut orienterte om sin rolle og hvordan han kan brukes som ressurs for å få råd og eventuelt unngå en eskalerende konfliktsituasjon.
Knut oppfordret ph.d.-programrådet/fakultetet til å lage gode retningslinjer for hvordan en konfliktsituasjon skal håndteres hos oss. I tillegg påpekte han hvor viktig avklaringer og konkrete avtaler er for å forhindre konklifter. Han oppfordrer ph.d.-programrådet til å pålegge kandidater og veiledere å inngå mer konkrete og skriftlige avtaler, utover den obligatoriske oppstartssamtalen.
Representantene for ph.d.-kandidatene har lite/ingen kjennskap til vitenskapsombudet ved UiO og etterspør at denne informasjonen formidles bedre ut.
2. Årlig fremdriftsrapportering: Fakultetet har utarbeidet felles maler for årlig fremdriftsrapportering for ph.d.-kandidater og hovedveiledere med muligheter for lokale tilpasninger. Vi har implementert innspill og forslag til forbedring som har kommet fra grunnenhetene, men vi har en siste gjennomgang på malene.
Viktige punkter å notere seg:
- Der det står "(KAN SLØYFES)" kan instituttet vurdere om spørsmålet beholdes, endres eller slettes.
- Der det står "(KAN SLØYFES dersom spørsmålet ikke er aktuelt ved instituttet)" spørsmålet kan slettes dersom det er en uaktuelt problemstilling ved instituttet (f.eks. ethical approvals for ASTRO).
- Ingress kan endres slik at teksten tilpasses instituttet.
- Det er mulig å ha ekstra spørsmål.
- Skjemaer blir evaluert i løpet av våren 2023.
Skjemaene blir tatt i bruk ved alle institutt/enheter for årsrapportering våren 2023. Årsrapportering er obligatorisk for alle kandidater og deres hovedveiledere som er i sitt 5. semester eller senere. Hovedveiledere og medveiledere skal alle få tilsendt skjema, men det er kun obligatorisk for hovedveiledere å svare.
Fakultetet anbefaler at alle kandidater (og alle deres veiledere) som er i sitt 2. semester eller senere får tilbud om å svare på årsrapporteringen. Selv om det ikke er obligatorisk før de er i sitt 5. semester.
Kun instituttenes ph.d.-koordinatorer har tilgang til nettskjema. De er informert om hvordan de skal lagre og forvalte dataen som er innhentet, siden dette er sensitivt. Etter at listene er sjekket av ph.d.-koordinatorene på instituttet, vil ph.d.-utvalgsleder få tilgang til statistikker og informasjon om hva som er rapportert inn. Det er ph.d.-utvalgsleders ansvar at informasjonen blir gjennomgått, at det skrives en rapport til fakultetet og at det iverksettes tiltak der det er nødvendig.
Mot slutten av vårsemesteret 2023, blir det en gjennomgang av utbytte ved å ha mer konkrete og sammenlignbare skjema ved alle institutt/enheter. Det er viktig at arbeidsbelastningen for hver kandidat og veileder ikke blir for stor og at vi tar dette med i vurderingen når vi reviderer. I tillegg er det viktig at data ikke samles inn om de ikke skal benyttes.
3. Dekning av kostnader knyttet til opptak av ph.d.-kandidater med ekstern arbeidsplass: Dette temaet er blitt drøftet tidligere i instituttledermøtet og Eva Mjelde som er vår nye assisterende fakultetsdirektør gir en orientering om veien videre om utarbeiding av felles retningslinjer ved fakultetet.
Det har kommet retningslinjer fra UHR angående dekning av økonomiske kostnader for eksterne ph.d.-kandidater. De anbefalinger blandt annet at avtale om betaling bør spesifiseres i doktorgradsavtalen del c (som handler om samarbeid med eksterne aktører) før ph.d.-kandidaten starter på doktorgraden.
UiO har sluttet seg til retningslinjene, men ikke kommet med noen videre spesifisering ennå. Dekanen ønsker at fakultetet får en samlet policy angående dekning av kostnader. Nå samles det inn informasjon om hva andre læresteder gjør og fakultetet ser på avtalene vi har med eksterne parter. Instituttene/enhetene vil få autonomi innenfor retningslinjene som kommer fra fakultetet.
Saker fra ph.d.-representanter
1. Språkmiljø: Arrangementer som Real Moro og strategimøte for mental helse tilbys ansatte av internasjonal bakgrunn og blir holdt delvis eller helt på norsk. Flere av UiOs nettsider finnes også kun på norsk (eksempelvis om nettsiden om programrådet).
Det er stor politisk interesse for at internasjonale kandidater lærer seg norsk, mens de tar en doktorgrad i Norge. Det er viktig at kandidatene blir oppfordret til å lære seg norsk. Sentre og institutt med god råd dekker kostnader til norskkurs, men ikke alle institutt har mulighet til dette.
Det er viktig at alle blir ivaretatt og at alle nettsider finnes på begge språk. Det bør gjøres en gjennomgang, for å sikre at dette er på plass.
2. Medarbeidersamtale for ph.d.-kandidater: Opplever ulike praksiser. Skal den holdes med avdelingsleder eller med veileder? Hva om avdelingsleder er veileder?
Alle ph.d.-kandidater skal årlig få tilbud om en medarbeidersamtale. I utgangspunktet gjennomføres samtalen med nærmeste leder med personalansvar eller den som nærmeste leder har delegert ansvaret til. Medarbeidersamtalen skal ikke være med veileder. Om veileder også er seksjonsleder, skal det være en stedfortreder som gjennomfører medarbeidersamtalen.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Kvalitet av veiledningsteamet og best practice. Ønsker gjerne å høste erfaringer fra andre institutter
ITS har god erfaring med å innkalle eksterne veiledere til et møte på instituttet med ph.d.-utvalgsleder og ph.d.-koordinator når de godkjenner en opptakssøknad. Møtene blir godt motatt fra de eksterne, som har et behov for informasjon rundt rollen som veileder og hvilke ressurser som finnes og hvilke krav som stilles.
KI sender ut et informasjonsbrev til eksterne veiledere og har god erfaring med ordningen.