Til stede: Petter Nielsen (IFI), Erlend F. Wold (MI), Hanne Hjorth Tønnesen (FAI), Torsten Bringmann (FI), Torsten Hugo Struck (NHM), Reidunn Aalen (IBV), Josef Noll (ITS), Edvard Aksnes (vara-kandidatrepresentant, MI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Valerie Maupin (GEO), Stian Svelle (KI), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Knut Martin Mørken (visedekan, utdanning), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN)
Forfall: Anders Isaksen (kandidatrepresentant, IBV), Julie Johanne Uv (kandidatrepresentant, IFI)
Referat fra forrige møte/seminar
Saker fra Fakultetet
1. Presentasjonsrunde
2. Revidering av MNs studiekvalitetsrutiner
Et nytt kvalitetssystem for utdanningsvirksvirksomheten ved UiO ble vedtatt av universitetsstyret 8. desember 2020. Det ble innført en del endringer som gjør at vi må endre våre kvalitetsrutiner. Det er flere elementer for ph.d.-utdanningen som ble fjernet fra tidligere UiOs kvalitetssystem som evaluering av opplæringsdelen og evaluering av opplegget for avhandlingsdelen.
Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiO - Universitetet i Oslo
Ph.d.-gruppen samarbeider med studiekvalitetsgruppen for å tilpasse og eventuelt endre ph.d.-rutiner. Det ble utarbeidet et utkast som vi ønsker å presentere og få tilbakemeldinger om fra ph.d.-programrådet under møtet. Det blir også mulig å komme med merknader og kommentarer frem til 15. mars.
De fleste tilbakemeldingene fra programrådet gjelder rutiner rundt fremdriftsrapportering. Fakultetet bør presisere begrepet for å unngå misforståelse av årlig og tredjesemesterrapportering. Programrådet mener at årlige rapporteringer gir struktur for både kandidat og veiledere, men rapporteringer fremstår ofte som altfor byråkratiske og ressurskrevende, og av til med for lite informativt innhold. Noen institutter følger opp samtaleverktøy under rapporteringene. Kandidatene anser fremdriftsrapportering som et viktig verktøy, men terskelen for å si fra om vanskelige forhold oppleves som altfor høy. Si fra-systemet kan brukes i noen tilfeller, men det er veldig ressurskrevende å behandle saker via det.
Vi må sørge for at fremdriftsrapportering skal gjennomføres på best mulig måte. Vi er forpliktet av UiOs forskrift til å gjøre det, og ansvaret for organiseringen ligger på instituttnivå.
3. Ekstern programevaluering
Fakultetet har laget et utkast til mandat for kommende ekstern programevaluering. Vi har fått innspill på mulige medlemmer i evalueringspanelet. Vi går gjennom mandatet og de mulige kandidater som kan oppnevnes.
Forskningsdekanen skal invitere de foreslåtte medlemmene til å bli med i evalueringspanelet. Anniken Rotstigen Birkelund (IFI) skal være fakultetets kontaktperson.
4. Programseminar for nye ph.d.-kandidater (Infosak)
- slutten av september - oktober 2022
- målgruppen - ph.d.-kandidater med start i 2021 og 2022 (og 2020 hvis det vil finnes ledige plasser)
- tema - bærekraft
5. Møteplan
Vår 2022
30. mars - ordinært møte
april - ordinært møte
mai-juni - seminar sammen med DOKA (2 dager) - oppfølging av programevaluering
Høst 2022
september-oktober - ordinært møte (avhengig av når programseminar for nye ph.d.-kandidater skal avholdes)
november - ordinært møte
desember - ordinært møte
6. Orientering fra forskningsdekanen
Se under Eventuelt om fakultetets bærekraftssatsing.
Saker fra ph.d.-representanter
Ingen saker fremmet.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Det er ønskelig med en diskusjon om delvis digitale disputaser, både i forhold til hvordan dette bør rigges teknisk og gjennomføres nå, og hva vi gjør etter pandemien. Ph.d.-utvalget ved IFI har reflektert litt om dette og laget et notat. Jeg vet også at andre institutter har erfaringer denne formen for disputas og ideer om hva vi gjør etter pandemien.
Instituttene er enige i at gjennomføring av hybriddisputaser er mer krevende enn å ha dem heldigitalt, siden det er teknisk vanskelig å holde flytende diskusjoner. På de fleste instituttene har man behov for IT-støtte gjennom hele disputasen. Blant ulempene nevnes det også at deltagerne som ikke er fysisk til stede, oppleves å være noe periferisk. Dessuten mister opponentene muligheten til å holde foredrag ved det aktuelle instituttet, som også er negativt for nettverkbyggingen. En klar fordel er muligheten til å invitere gode opponenter fra andre kontinenter og samtidig holde kostnadene nede.
Kandidaten skal normalt være fysisk til stede, mens opponentene skal informeres om at det kan være digitalt. Det bør normalt holde at enten 1. eller 2. opponent er fysisk til stede under disputasen.
Prøveforelesningen kan kobles fra disputasen og holdes på en annen dag, i forkant av selve forsvaret av avhandlingen. Selv om opptak av prøveforelesningen i starten av pandemien har vært praktisk, er kvaliteten på et slikt opptak noe under en vanlig prøveforelesning hvor kandidaten får muligheten til å interagere med komiteen og publikum.
Forskningsdekanen skal drøfte felles standard og infrastruktur for gjennomføring av disputaser i dekanatet. På sikt bør det oppnevnes en arbeidsgruppe for å definere standarden til disputas og prøveforelesning.
2. Rutiner for 5SR/7SR ved de forskjellige instituttene har vært diskutert før. ITA lurer på om det har skjedd noen nylige endringer i rutiner fra fakultetets side.
Saken ble diskutert under punkt 2. Revidering av MNs kvalitetsrutiner.
Eventuelt
1. Edvard Aksnes (vara-kandidatrepresentant, MI) Underskriftkampanje om KD-stipendiatstillinger: ca. halvparten av de frie KD-stillingene skal fordeles for 2022 til bærekraftssatsingen. Det er altfor lite informasjon om det.
Forskningsdekanen mener at fakultetet må være med på å møte globale utfordringer knyttet til klima, miljø, energi, biologisk mangfold og/eller helse, og følge UiOs Nye klima- og miljøstrategi. Det er vanskelig for instituttene å velge strategisk. MNs bærekraftssatsing er vedtatt i MN-fakultetsstyret; informasjon om dette sendes i nyhetsbrevene, og finnes på nettsidene.