Til stede: Petter Nielsen (IFI), Erlend F. Wold (MI), Hanne Hjorth Tønnesen (FAI), Andreas Görgen (FI), Josef Noll (ITS), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Valerie Maupin (GEO), Stian Svelle (KI), Anders Isaksen (kandidatrepresentant, IBV), Torsten Hugo Struck (NHM), Edvard Aksnes (kandidatrepresentant, MI), Julie Johanne Uv (kandidatrepresentant, IFI), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Bjørg Mikalsen (MN), Mette Katrine Oftebro (UiO)
Forfall: Torsten Bringmann (FI), Reidunn Aalen (IBV), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen),
Referat fra forrige møte
Saker fra Fakultetet
1. Orientering fra forskningsdekanen
- bærekraftseminar 24.-25. mai. Deltakere - dekanat, ledere for bærekraftprosjekter, UiO: Energi, UiO:Livsvitenskap. Seminaret er også åpnet for ph.d.-kandidater knyttet til disse prosjektene;
- Veikart for forskningsinfrastruktur. Det skal kjøpes forskningsutstyr for flere millioner kroner, fakultetet må komme med prioriteringer;
- når Kjemisk og Farmasøytisk institutt flytter til Livsvitenskapsbygget skal deres bygninger pusses opp, og en arbeidsgruppe skal beslutte hva disse skal brukes til. MNs dekanat og UiOs styre skal bestemme hvor Oslo bærekraftsenter skal ligge.
2. Vurdering av personvern i doktorgradsarbeidet: UiO har utarbeidet rutiner for forskningsprosjektet som omfatter datainnsamling og analyser av innsamlede data (personopplysninger).
Personvern - presentasjon (v/Bjørg Mikalsen)
Vi må sørge for at alle registreringer og godkjenninger foreligger ved søknad om opptak, sjekkes under midtveisevaluering, og, til slutt, ved søknad om å få disputere. Enkelte ph.d.-prosjekter skal ikke registreres i ForskPro, men kommer som en del av større forskningsprosjekter. Det skal registreres kun forskningsprosjekter hvor man forsker på personopplysninger. Prosjekter for eksterne kandidater skal registreres av den interne (med)veilederen siden eksterne personer ikke har tilgang til ForskPro.
3. Circle U. er en europeisk universitetsallianse som består av ni forskningsintensive breddeuniversiteter. Målet er å etablere et inkluderende, forskningsintensivt og tverrfaglig europeisk universitet innen 2025. Vi får besøk fra Mette Katrine Oftebro fra Avdeling for studieadministrasjon (UiO) som skal presentere samarbeidet.
Det finnes muligheter for ph.d.-kandidater, vitenskapelige og administrative ansatte til å delta i Circle U. sine arrangementer. Disse inkluderer mobilitet, kurs/sommerskoler (som er gratis, og reisekostnadene er dekket av Circle U.), deltakelse i forskningsprosjekter.
4. Studiekvalitetsrutiner: vi har nå fått innspill på våre studiekvalitetsrutiner og kommer med siste utkast.
5. Dialogmøter om studiekvalitet: Fakutetet skal komme på besøk til instituttene i perioden 25. april - 8. juni.
Fakultetet vil gjerne få innspill fra instituttene på hva som kan være særlig nyttig å drøfte i 2022.
6. Tildelingsbrevet til UiO 2022: "Alle bachelor- og masteroppgaver og ph.d.-avhandlinger som er skrevet på et annet språk skal ha et sammendrag på norsk."
I kapittel 1 'Regjeringens prioriteringer og forventninger' i Tildelingsbrevet nevnes det dessuten at "norskspråklig undervisning, formidling og vitenskapelig publisering henger tett sammen med forskningens samfunnsrelevans, og at studentene skal forberedes på et norskspråklig arbeidsliv. Universitets- og høyskoleloven § 1-7 slår fast at institusjonene har et ansvar for å vedlikeholde og videreutvikle norsk fagspråk. Institusjonene er videre pålagt å ha egne språkstrategier som skal være tydelig forankret i overordnede strategier. Regjeringen forventer at institusjonene følger godt med på språksituasjonen i både forskning og undervisning, og setter inn tiltak dersom det er nødvendig."
Det er imidlertid uklart hvordan UiO vil følge opp føringene i tildelingsbrevet. Utenlandske ph.d.-kandidater ved flere fakulteter etterlyser gratis norskkurs i regi av UiO da NORINT er tilgjengelig kun for masterstudenter. Se også tilbakemelinger fra MN-ph.d.-kandidater under Saker fra ph.d.-representanter.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Ønsker en runde angående praksis for faglig bakgrunn til 3. opponent/lokalt komitemedlem ved de forskjellige insituttene. Bakgrunnen er at vi ved ITA alltid har bestrebt at 3. opponent/administrator skal ha mest mulig forskjellig faglig bakgrunn fra kandidaten (minimum annen forskningsgruppe, helst annen seksjon) men når vi skulle prøve å finne ut om dette var regel eller tradisjon eller feil, så fant vi følgende:
Via denne linken
https://www.mn.uio.no/forskning/phd/avhandling-bedommelse/bedommelseskomite/
som igjen har diverse linker, finner vi i Supplement til Guidelines:
"The adjudication committee should have at least three scientific members whose expertise should be relevant to the dissertation’s field of research. The appointment and composition of this committee is described in sec. 2.1 of Guidelines and §13 of Regulations. It is important to note that all three scientific members should actively participate in the evaluation and are responsible for the committee’s findings. This also includes the administrative member of the committee (chair), unless this member has been appointed separately in addition to at least three scientific members.
The role of the administrative member of the adjudication committee is crucial in this connection. It entails a responsibility for the practical details in connection with the adjudication, but equally important also a quality control of the adjudication process. Especially important is the evaluation of non-refereed material, including the summary."
som kan tolkes som å gå litt i motsatt retning av det vi alltid har prøvd på. Ønsker derfor å høre hva som er praksis andre steder?
Praksisen varierer fra institutt til institutt, men de fleste oppnevner 3. opponent fra samme fagområde som kandidat, dog helst fra en annen forskningsgruppe. Det er dessuten viktig at 3. opponent skal være i stand til å steppe inn som et fullverdig komitemedlem i tilfelle dissens eller hvis 1. eller 2. opponent melder forfall i siste liten (force majeure-situasjon).
Saker fra ph.d.-representanter
1. Nytt ph.d.-forum: Det har blitt initiert møter som skal forekomme i forkant av programrådsmøtene hvor instituttrepresentanter og ph.d.-representanter fra programrådet skal diskutere relevante saker for programrådet.
2. Tilbakemelding om sosialt miljø: Varierende praksis og tilgjengelighet. Forslag til forbedring:
* gratis norskkurs
* eget sosialbudsjett
* sosialkomité
* informasjon på mer lokalt nivå
3. Tilbakemelding om velkomst: Pandemipåvirket, kan forbedres.
* Få på plass obligatorisk mottakelse og omvisning, veileders ansvar?
* Mottak av internasjonale: felles informasjonsdokument? Hvem skal ansvaret delegeres til?
* Jevnlig fellesarrangement
* Buddy-system?
4. Eksterne kandidater:
* Rettigheter - sosialt, faglig. Forvirring rundt tilhørighet.
5. Annet:
* Websiden er vanskelig å navigere
Tilbakemeldingene fra ph.d.-kandidater tyder på at velkomstrutiner varierer fra institutt til institutt. Kontorsjefer og studieadministrasjon må ta ansvar for velkomst og omvisning siden veiledere ikke alltid har kapasitet til det. Noen institutter har egne sosialbudsjetter som kan brukes av ph.d.-kandidatene, andre tildeler penger kun på etterspørsel. Man kan søke om kvalitetsmidler som fakultetet utlyser hvert år og som kan brukes på forbedring av lærings- og sosialt miljø.
Det bør være felles standard på hva slags informasjon kandidatene får, og den må være tydelig. Det er stort behov for god informasjon for utenlandske kandidater i etableringsfase. ISMO har ofte ikke nok kapasitet til å støtte kandidatene. Fakultetet og grunenhetene må sørge for tydelig informasjon om hva slags rettigheter eksterne kandidater har og integrere dem bedre i faglig og sosialt miljø, og websidene må forbedres.
Fakultetet skal gjennomføre Programseminar for nye kandidater 10.-11. oktober på Sundvolden. Målgruppen skal være kandidater med start i 2021-2022.
Eventuelt
Ingen saker fremmet.