Til stede: Petter Nielsen (IFI), Rigmor Solberg (FAI), Torsten Hugo Struck (NHM), Anne Krag Brysting (IBV), Anders Isaksen (ph.d.-representant, IBV), Erlend Fornæss Wold (MI), Julie Johanne Uv (ph.d.-representant, IFI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Valerie Maupin (GEO), Stian Svelle (KI), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Anniken R. Birkelund (MN)
Forfall: Andreas Görgen (FI), Josef Noll (ITS), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen)
Referat fra forrige møte (28.09.2022)
Saker fra Fakultetet
1. Orientering fra forskningsdekanen
Bærekraftsatsingen følges opp med ny tildeling av KD-stillinger høsten 2022. 19 nye bærekraftsprosjekter er valgt ut fra 84 prosjektsøknader. Hovedkriterier for utvelgelsen var bærekraftsrelevans, vitenskapelig kvalitet, og prioritering av yngre forskere.
2. Programseminar for nye kandidater (v/Anniken, Jean Raphael, og Anders Isaksen)
Vi har fått gode tilbakemeldinger fra deltakere: det var bra sosialt, en god overlap mellom nye og gamle ph.d.-kandidater. Kandidatene satte særlig pris på Diversity Icebreaker (med Linda og Ilan) og Cross-cultural communication (med Pellegrino). Kandidatene ønsker seg flere workshop og muligheter for nettverking fremfor foredrag.
3. Fremdriftsrapportering: rutiner og nettskjema
Alle doktorgradskandidater og deres veiledere skal hvert år levere separate rapporter om kandidatens fremdrift i forskerutdanningen. Fremdriftsrapportering ved de fleste grunnenheter skjer i januar.
Fakultetet ønsker å diskutere:
- (Rundt bordet) hvordan funn i rapporten behandles ved grunnenheten og hvordan informasjon som fremkommer kan systematiseres slik at ph.d.-utdanningen blir endret enten lokalt eller ved hele fakultetet.
- Når grunnenheten har mottatt alle rapporter skal det utarbeides en oppsummering som behandles av ph.d.-utvalget ved grunnenheten. Eventuelle vesentlige avvik fra en kandidats tidsplan eller andre spesielle forhold skal spesifiseres og kommenteres i oppsummeringen. Hvordan lagres rapporten og hvem har tilgang til den?
- Bør alle ph.d.-kandidater systematisk årlig rapportere om fremdriften, uavhengig av tidspunktet for 3. semesterrapportering eller oppstart på programmet?
- Ønsker instituttene å endre egne rapporteringsrutiner?
- Eventuelle eksempler på best praksis ved grunnenhenten.
- Rutiner ved fremdriftsrapportering varierer fra institutt til institutt. Noen har både 3., 5., og 7.-semesterrapportering, andre kun 3. semesterrapportering, mens årlige rapporteringer avholdes kun hvis det var oppdaget problemer ved midtveisevaluering. På noen institutter er det studiekonsulenter som leser rapportene og sier fra til ph.d.-utvalgsleder, evt. til instituttleder/kontorsjef, hvis det er noe som må følges opp. På andre institutter er det ph.d.-utvalg/ph.d.-utvalgsleder som behandler alle rapporter. På MI har man to faste komiteer for midtveisevaluering, mens årlige rapporter leses av studiekonsulenten.
- Instituttene har delte meninger om årlige rapporteringer. Noen mener det bør være et tilbud til kandidatene, mens andre vil ha disse så lenge kandidaten er på programmet. Ph.d.-utvalg bør være i dialog med kandidatene, men rapporteringen skal ikke være altfor omfattende.
- Medarbeidersamtaler for internt ansatte kandidater gjennomføres bare på noen få institutter.
- Ph.d.-gruppen har utarbeidet et nettskjema som skal benyttes av instituttene og kan tilpasses deres behov. Data som skal samles inn vil gi en lett tilgjengelig oversikt/statistikk på både institutt- og fakultetsnivå, men den skal være anonymisert og unntatt offentlighet.
Saker fra ph.d.-representanter
1. Det var ikke fremmet noen saker.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Spesialpensum: skjema og ekstern sensor
På skjema for phd-spesialpensum (eks. FRMSP010), så skal det anføres evalueringsform. På FAI har vi sett behov for at det er nødvendig å informere om (og føre opp på skjema) at evalueringen skal skje ved ekstern sensor og ikke faglærer (som ofte også er hovedveileder).
Er det mulig å legge inn på skjema at det skal føres på ekstern sensor (og evt navn på denne)? - spesialpensum blir på FAI oftest tatt første semester, så da bør planen for eksamen også være lagt.
Ph.d.-gruppen skal revidere skjemaet for spesialpensumbeskrivelse. Informasjon om ekstern sensor og lenker til sensorveiledning skal settes inn.
2. Ønske om å endre rutiner i forbindelse med innlevering av avhandling. Se brev fra Prof. Ute Krengel, KI.
/om/organisasjon/utvalg/phd-programrad/moter/2022/application-to-phd-utvalg-and-faculty_2022.pdf
Eventuelt
1. Forsikring når stipendiatstillingen har løpt ut (Rigmor, FAI)
Noen kandidater trenger å jobbe på lab etter at deres stipendiatstilling har gått ut, og de får ikke lønn lenger. Beholder de forsikringen under forutsetning av at studieretten fortsatt er gyldig?
Ph.d.-gruppen skal utrede denne problemstillingen med HR-seksjon.