Referat styremøte 22. november 2012

Fysisk institutt 3.12.2012

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer 

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 22.11.2012 kl. 12.15 - 14.30

Vitenskapelig personale: Einar Sagstuen, Ellen K. Henriksen, Alex Read (måtte gå ca 13.30), Jøran Moen

Midlertidig vitenskapelig personale: Øystein Prytz

Teknisk/administrativt personale: Ole Dorholt

Studentrepr.: Eva H. Enoksen, Espen Murtnes  

Fra administrasjonen: Lars Bernhardsen

Forfall: Katrine Langvad

Forslag til vedtak:

Dagsorden ble godkjent. Sakene 52 og 53 ble tatt først. 

Vedtak:

Referat fra styremøte 11. oktober ble godkjent.

Bakgrunn:

Saken utsettes til neste møte.

Bakgrunn:

Fakultetet har igangsatt en prosess hvor man ser på hvordan fakultetets økonomifunksjon er organisert. Dette har vært en omfattende prosess over lang tid, som  nå har resultert i et dokument fra en prosjektgruppe bestående av Inger Anne Pedersen (økonomileder Fysisk
institutt), Anne Cathrine Modahl (økonomileder Institutt for informatikk), Yngvar Reichelt (kontorsjef Matematisk institutt), Kate Bronndal (kontorsjef Institutt for molekylær biovitenskap), Narve Trædal (tidl. kontorsjef IFI/seniorrådgiver ved fakultetssekr.) og Ann Hilde Nes (økonomileder MN). Dokumentet beskriver utfordringer knyttet til dagens økonomiorganisering og beskriver mulige alternative organiseringsmodeller.

Dokumentet fra prosjektgruppen er nå ute på høring med høringsfrist 23.11. Instituttledelsen har laget et forslag til et høringssvar.

Videre oppfølging:

Det kom en del innspill under diskusjonen som vil bli innbakt i instituttets høringssvar. Dette gjelder flg. forhold:

- Enkelte områder innenfor økonomi kan egne seg bedre for sentralisering enn andre, for eksempel gjelder dette bilagsbehandling. Man kan derfor se for seg en modell hvor deler av økonomifunksjonen sentraliseres iht. samlingsmodellen, mens de andre oppgavene ”clustres” iht. cluster-modellen. I en slik modell vil da for eksempel bilagsbehandlere kunne ansettes på fakultetsnivået og håndtere bilag for hele fakultetet.

- Det er viktig for instituttet å presisere at vi ikke vil kunne akseptere en omorganiserings-løsning som medfører at flere personer må tilsettes innen økonomiområdet. Det er knyttet en viss bekymring til om behovet for stillinger faktisk vil øke, bla. fordi sentrale løsninger- og da tenker vi på både Samlingsmodellen og Cluster-modellen- vil kreve mer koordinering.

- Ved en cluster-modell er det viktig å gjøre grundige analyser av hvor stort et ”ideal”-cluster må være. Det må være stort nok til å komme over en ”kritisk masse”, men samtidig er det viktig at det ikke blir for stort. 

- For flere av våre forskningsgruppeledere fremstår gruppeøkonomien i dag som noe vanskelig, i den forstand at det er vanskelig å holde oversikt over status på gruppens økonomi, med annuumsbevilgninger (som gjerne er fordelt videre ned på ”nivå 5”), driftstildelinger til stipendiater og postdoc.’s, evt. utstyrsbevilgninger, etc. Det er knyttet bekymring til om sentrale løsninger vil gjøre dette enda verre. Spesielt om en Samlingsmodell blir valgt, fordi avstanden mellom økonomifunksjonen på nivå 2 og gruppeleder på nivå 4 da blir svært stor. 

Høringssvaret vil bli oversendt MN-fakultetet med disse endringene innbakt.

Bakgrunn:

Oppfølging av denne saken fra forrige møte. Instituttene har frist til 1. desember 2012 med å levere sine forslag til besvarelse på Trinn 1-bestillingen. Instituttleder har utarbeidet et notat i sakens anledning og i tillegg ble det gitt en presentasjon under møtet.

Videre oppfølging:

Styret ønsket å ha inn et punkt om at stimulering og koordinering av formidling skal inn som ett av ansvarsområdene for gruppeleder. Dette vil bli innbakt i dokumentet før det videresendes til MN-fakultetet.

Ansatte/sluttet:

• Helge Malmbekk har fått forlenget sin stipendiatstilling med 3 uker fo.m. 09.11.12. Forlengelsen er finansiert av Fysisk institutt (50 %) og MiNa-lab'en (50 %)
• Kamilla Johansen har fått forlenget sin stilling som konsulent tilknyttet instituttets ekspedisjonskontor, for perioden 01.11.12 - 31.01.13.
• Lasse Vines er ansatt i en førsteaman.-stilling for en periode på 1 år f.o.m. 11.10.12. MN-fakultetet skal finansiere stillingen.
• Malin Klintefjord har tiltrådt i stipendiatstilling 01.10.12. Dette er en KD-stilling tilknyttet fagområdet lavenergi kjernefysikk (SAFE).
• Frank L. B. Garrote har tiltrådt i stipendiatstilling 24.10.12. Dette er en KD-stilling tilknyttet fagområdet lavenergi kjernefysikk (SAFE).
• Laura Franconi har tiltrådt i stipendiatstilling 01.11.12. Dette er en EU-finansiert stilling- Marie Curie/ITN Talent- for en periode på 3 år. Ole Røhne er prosjektleder. 
• Torkjell Huse har tiltrådt i en to-årig forskerstilling (SKO 1108) f.o.m. 01.11.12. Stillingen er finansiert via NFR-prosjektet AEgIS med Ole Røhne som prosjektleder.

Aktuelle saker:

• Nytt om stillinger
• Nye nestledere f.o.m. 01.01.13, som formelt skal godkjennes av nytt Instituttstyre.
• ROS-analyse i regi av Teknisk avdeling, dvs. en risikovurdering av Fysisk institutt og de andre instituttene under MN. Analysen har hatt fokus på fysiske arbeidsforhold, og har resultert i en liste med tiltak på forhold som enten må eller bør utbedres. Noen av tiltakene gjelder små ting som er enkle å utbedre, andre er langt mer komplisert. Flere av forholdene som er påpekt er også inn under Teknisk avdeling sitt ansvarsområde.
• Besøk fra internrevisjonen ifm. hhv. revisjon av helseforskningsloven og risikovurdering av forvaltningsområdet ved UiO

Disputerte:

• Karsten Eilertsen- 26.10.12: ”Imaging the Beams Eye View in External Beam Radiotherapy: Geometric and Dosimetric Precision”
• Harald Martin Aarbogh-09.11.12: ”New simplified constitutive model for thermally induced deformation and associated residual stess prediction in high strength steel”

Bakgrunn:

Innstilling fra intervjukomite ifm. utlyst stilling som 1. aman. innen materialfysikk/TEM.

Ifm. behandlingen av denne saken forlot Øystein Prytz møtet. 

Vedtak:

Styret slutter seg til innstillingen fra intervjukomiteen og ber administrasjonen om å videresende saken til MNF for endelig behandling i fakultetets Tilsettingsutvalg.

Ifm. denne saken ønsker styret at flg. bemerkninger noteres og følges opp:

- Instituttstyrets tidligere vedtak om at man ikke ønsker å behandle intervjukomiteens innstilling i styret, må formelt revurderes. Dette skyldes at MNF har bedt instituttet om å styrebehandle også intervjukomiteens innstilling, noe som da er i motstrid til tidligere styrevedtak.

- Instituttledelsen bør ha en tettere dialog med leder av den sakkyndige komiteen i forkant av komiteens arbeid, slik at man i større grad er enige om felles forventninger til den sakkyndige komiteens rapport.

- Man bør se nærmere på kunngjøringsteksten ifm. faste, vitenskapelige stillinger og om det der fremgår tydelig nok at ansettelsesprosessen er to-delt på den måten at man både har en sakkyndig komite og en intervjukomite i sving, og at det er intervjukomiteens ansvar å vurdere totaliteten i søkernes kvalifikasjoner. Dette omfatter også personlig egnethet for stillingen og ikke bare de rent faglige kvalifikasjonene.

Bakgrunn:

Innstilling fra intervjukomite ifm. utlyst stilling som 1. aman. innen teoretisk fysikk.

Vedtak:

Styret slutter seg til innstillingen fra intervjukomiteen og ber administrasjonen om å videresende saken til MNF for endelig behandling i fakultetets Tilsettingsutvalg.

Einar Sagstuen
instituttleder