Referat fra styremøte 21. desember 2017

Fysisk institutt 3.1.2018

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 21.12.2017 kl. 10.15 - 11.45

Til stede: Jøran Moen, Andreas Gørgen, Susanne Viefers, Halvor Strøm, Hilde Lynnebakken, Torunn Kjeldstad, Arnt Inge Vistnes (observatør)

Forfall: Heidi Sandaker, Eline Prytz Andersen (studentrepr.), Adnan Vrevic (studentrepr.),

Vedtak:

Dagsorden ble godkjent.

Vedtak:

Referat fra forrige styremøte godkjennes.

SAK IS 48/17

Vedtakssak: Videreføring av førsteaman. II-stilling Frode Strisland 

Bakgrunn:

Det henvises til fremleggsnotat fra instituttleder og søknad fra fagmiljøet knyttet til en videreføring av førsteaman. II-stillingen til Frode Strisland. Denne stillingen er i sin helhet finansiert av Fysisk institutt.

Vedtak:

Styret godkjenner at førsteamanuensis II-stillingen til Frode Strisland i Seksjon for elektronikk forlenges for en ny treårsperiode- 1.1.2018-31.12.2020. Stillingen er primært for å undervise FYS4260, sekundært for å styrke forskningsplattformen i medisinsk sensorteknologi. Styret ber administrasjonen oversende saken til MN-fakultetet for endelig behandling.

Kommentar:

Balanse i lærerkreftene innen spesielt elektronikk ble kort diskutert. Her kan det blant annet være aktuelt å bruke likestillingsmidler til å øremerke en IIer-stilling for en kvinne, om en tilgjengelig kandidat er mulig å finne. 

SAK IS 49/17

Vedtakssak: Rutine for vedtak om fast tilsetting av forskere med ekstern finansiering

Bakgrunn:

Det henvises til vedlagte fremleggsnotat fra adm. leder.

Vedtak:

Tilsetting i faste forskerstillinger med ekstern finansiering forankres på instituttnivå gjennom et vedtak i instituttets tilsettingsutvalg. Et slik vedtak blir grunnlaget for en endelig beslutning om tilsetting i MNs tilsettingsutvalg. Instituttstyret orienteres om alle slike saker.  

Kommentarer:

En problemstilling er om vi skal igangsette oppsigelsesprosess for kandidater hvor man nesten er sikret videre finansiering, typisk eksempel er kandidater knyttet til langsiktige følgeforskningsprogram i Forskningsrådet. En oppsigelsesprosess må starte ni måneder før arbeidskontrakten utløper, og på det tidspunktet vil man gjerne ikke vite med 100 % sikkerhet om finansiering vil bli gitt videre.  Om stillingen må termineres grunnet manglende videre finansiering, og man har startet oppsigelsesprosess for sent, så vil instituttet bære den økonomiske risikoen. Samtidig er det en personalmessig side her, siden det ikke er spesielt hyggelig å få oppsigelsesbrev i posten, og spesielt ikke om det er overveiende sannsynlig at videre finansiering vil komme. 

Dette er en prinsippsak som tas opp igjen i styret senere.

Bakgrunn:

Det er gjennomført en evaluering av de 8 innkomne FISP-søknadene, og evalueringen ble diskutert i seksjonsledermøtet 19.12. Deretter er det styret som fatter en endelig beslutning om hvilke søknader som skal innvilges.  

Det henvises til fremleggsnotat fra instituttleder og utlysningsteksten for FISP.

Kommentarer:

Det ble åpnet for kommentarer til selve evalueringsprosessen, og følgende momenter ble spilt inn:

- Uryddig at Endringsmiljøene ble utelukket, ut fra hva som faktisk sto i utlysningen av FISP. Det ble redegjort for bakgrunnen for dette av instituttleder. Utelukkelsen innebærer IKKE at Endringsmiljøene ikke har støtte på instituttet. Det er ikke noe i FISP-søknadene fra Endringsmiljøene som tilsier at tilførsel av stipendiatstillinger i 2018 er avgjørende for videre suksess.

- Bra at instituttet legger opp til tre helt frie stillinger i 2018.

- Gode diskusjoner på seminaret på Voksenåsen.

- Prosessen rundt FISP har vært god fordi det har ført til diskusjoner på tvers av seksjonene.

Vedtak:

Styret ber om at initiativet SISCA (PI Ørjan Martinsen) opprettes som et FISP med oppstart i 2018, med to KD-stillinger og med inntil 100 kkr i driftsmidler årlig for perioden 2018-2021.

ProGRID (PI Eirik Malinen) og CAN (PIs Sunniva Siem) tildeles en KD-stilling hver med oppstart i 2018. Disse stillingene defineres som såkorn for mulige FISPer, og dette vurderes høsten 2018.

Det tas forbehold om at MN-fakultetet tildeler stillingene. 

SAK IS 51/17

Vedtakssak - programråd for masterprogrammet Computational Science

Bakgrunn:

Se forslag til medlemmer av programrådet, som skal etableres fra 1.1.18. Forslaget er utarbeidet av utdanningsleder Arnt Inge Vistnes. Det ble informert om en endring på vararepresentanten fra IFI, og at studentrepr. ikke velges av styret. Disse velges av studentene selv.

Vedtak:

Styret godkjenner de foreslåtte medlemmene av programrådet for masterprogrammet Computational Science.

SAK IS 52/17

Vedtakssak - allokering av ressurser for etablering av Njord senteret 

Bakgrunn:

Styret er tidligere informert om initiativet for å etablere det tverrfaglige fysikk-geologisenteret  Njord. Etablering av Njord er nå vedtatt i MN-styret. Det henvises til fremleggsnotat fra instituttleder. I dette notatet er det henvist til en beskrivelse av senteret og reviderte retningslinjer for senterreglement.

Vedtak:

Styret vedtar at FI sammen med Porelab delfinansierer 50 % av kontorsjefstillingen i Njord og bidrar med inntil 250 kkr i driftsmidler per år inntil tilstrekkelig dekningsbidrag er tilgjengelig. Styret gir også administrasjonen fullmakt til fremforhandle en samarbeidsavtale/vedtekter for Njord.

SAK IS 53/17

Orienteringssak: Budsjett og prognose 2018-22

Bakgrunn:

Det henvises til budsjettkommentar som gjelder budsjett og prognose 2018-2022, samt presentasjon fra (vikarierende) instituttøkonom Trine G. Stellander som ble holdt i seksjonsledermøte i slutten av november.

Trine G. Stellander måtte melde forfall til møtet, men instituttleder ga en kort presentasjon av budsjett/prognose. Noen hovedpoenger i presentasjonen:

- NorLHC-prosjektet er ikke lagt inn.

- Vi har hatt en veldig økning på ekstern finansiering de siste 5 årene, men dette vil neppe vokse "inn i himmelen". Akkurat nå har instituttet  en litt dårlig tendens når det gjelder tilfanget av nye prosjekter med ekstern finansiering.

- De ansatte er gode til å få inntekter til leiestedene.

- Det udisponerte handlingsrommet er en buffer om ting skulle gå dårligere enn forutsatt.

Ansatte/sluttet:

• Arnstein Rensel er tilsatt som overingeniør på instrumentverkstedet for perioden 6.11.17 - 31.10.18. Dette er en vikarstilling for Maren Lithun som er ute i foreldrepermisjon.  

Aktuelle saker:

• Oppsummering fra seksjonsledermøte 23.11

Disputerte:

• Riccard Andersson- 3.11.17: "A Machine Protection Risk Management Method for Complex Systems"
• Jonas Gliß- 10.11.17: "Passive UV remote sensing of volcanic sulphur and halogen emissions"
• Chengxin Zhao- 30.11.17: "A radiation tolerance study of the ALICE TPC Readout Control Unit 2"  
• Fred-Johan Pettersen- 11.12.17: "Bioimpedance as a tool in Cardiac resyncronisation therapy" 

SAK IS 55/17

Møtedatoer våren 2018:

Forslag til datoer for vårens styremøter ble sendt ut på epost i forkant, og følgende datoer ble spikret:

1. februar

22. mars

3. mai

21. juni

Vi fortsetter med møtestart kl 1315.

Jøran Moen
instituttleder