Referat styremøte 2. desember 2021

Fysisk institutt 6.12.2021

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 2.12.2021 kl. 13.15 - 14.50

Til stede: Viefers, Balk, Adli, Strøm, Murtnes, Gjestvang, Aasheim (studentrepr.). Observatør: Gørgen. I tillegg var Inger Anne Pedersen til stede på sak 41/21.

Forfall: Martinsen (studentrepr.)

Ikke møtt: Siem

Dagsorden ble godkjent.

Styret godkjenner referatet fra forrige møte.

Det henvises til tallgrunnlag og budsjettkommentarene.

Inger Anne Pedersen vil orientere og det henvises til hennes presentasjon.  

Oppsummering/ tilleggsmomenter:

Underskuddet på akkumulert resultat forskyves grunnet utsatte investeringer.

Lønnskostnader har holdt seg relativt stabilt til tross for lønnsvekst; skyldes nedgang i rekrutteringsstillinger. 

Oppsummert er den økonomiske situasjonen i grove trekk uendret. 

Orienterings- og diskusjonssak: Oppfølging av instituttseminar 

Det blir en oppsummering av seminaret og hva som er tenkt videre. Vi ønsker også innspill fra styret på hvilke tiltak vi bør gå videre med når det gjelder å bedre den økonomiske situasjonen. I den forbindelse henvises det til et foreløpig sammendrag fra gruppearbeid og diskusjoner på seminaret.

Det henvises også til instituttleders innledning på seminaret, presentasjon fra Inger Anne Pedersen om økonomisk status og presentasjon fra Frode Bremnes om ny økonomimodell. 

Vi har mulighet til å "forme" YRT-kandidater inn mot fremtidige satsningsområder. 

Ett problem gjelder stipendiater som har fått undervisningsplikten oppbrukt, uten at dette er avtalt med utdanningsleder. KI har innført timeregnskap for stipendiatene, noe vi også vurderer å innføre. I så fall et ganske grovt regnskap. Hvor mye vi kan kreve av stipendidatene mht. undervisning, er noe som ønskes mer tydelig avklart. 

Ønskelig å ha en gjennomgang av utgiftspostene på instituttet, noe ledergruppen vil initiere i samarbeid med Inger Anne Pedersen. 

CERN-senteret har publisert tre av emnene i høyenergifysikk overfor studenter ved hhv. UiB og NTNU. 

Styrevedtak om størrelse på kurs som ikke er ordentlig implementert. Dvs. avvik mellom vedtak og hva som står på emnesider på nett. Det er opprettet noen nye selvstudieemner, og utdanningsleder har noen emner i kikkerten med tanke på lave studenttall. 

Vi må ha enda mer fokus på å rekruttere programstudenter og hindre frafall. Egne programstudenter som tar våre emner er økonomisk sett mer lønnsomme enn studenter fra andre programmer. 

Vi har tenkt å etablere "fokusgrupper" (studenter og veiledere) for å finne ut mer om hvilke rekrutteringstiltak som kan fungere.

Det er ønskelig å aktivisere styret litt i denne prosessen. "Lekse" til styremedlemmene vil være å gå igjennom sammendraget og komme opp med to konkrete tiltak, enten fra sammendraget eller andre tiltak, som vil kunne bidra til å bedre den økonomiske situasjonen. 

Orienteringssak: Aktuelle utdanningssaker v/ utdanningsleder

Her vil blant annet bemanningsplanen for våren 2022 bli kommentert. 

Bemanningsplan (kommentarer gjelder også høst 2022):

* Stipendiater som har brukt opp undervisningsplikten sin. Dette skjer fordi forelesere bruker dem mer enn avtalt. Gjør bemanningsplanarbeidet vanskeligere, da man kan ende opp med manko på tilgjengelige stipendiater. Grovt timeregnskap planlegges igangsatt.

* Bemanning på nye Fysikk i Første År-emner ble spesielt kommentert.

* Et par av høstens emner har foreløpig ingen foreleser klar. 

Andre saker:

* Kravet om to sensorer,  hvorav minst én ekstern, som gjelder fra august 2022, blir en stor utfordring. Vil gjelde alle emner med A-F-skala. Emner med prosjektoppgaver blir spesielt dyre, da rettearbeidet her er tidkrevende. MN jobber med saken. Flere universiteter har meldt inn at dette kravet blir umulig å implementere. Flervalgsoppgaver i Inspera vil være økonomisk gunstig, men ikke nødvendigvis bra faglig sett. Det kom opp forslag om å "bytte" sensorer med andre læresteder. Dette vil man kunne gjøre uten ekstra kostnader, siden vi har to sensorer nå også, men begge er interne. 

* Ombygging av Store fy. lesesal: Prosjekteringsfase er i gang, og det foreligger en plan for hvordan arealet kan se ut. Utdanningsleder har vært inne i loopen og kommet med innspill her. Neste punkt er kostnadsoverslag, og så gjennomføring hvis opplegget med kostnader blir vedtatt.

Orienteringssak: Fagevaluering fra Forskningsrådet

Vårsemesteret går til planlegging. Innsamling av data i løpet av høsten. Sluttføring i løpet av 2023. 

Deltakende enheter skal i større grad kunne påvirke prosessen, slik at vi selv kan ha nytte av evalueringen og få svar på ting vi selv lurer på. Her vil vi da måtte bidra med innspill til evalueringsmandatet. 

Orienteringssak: Datoer for vårens styremøter

Foreslåtte datoer er 3.3, 5.5 og 23.6, og det kom ingen innsigelser til disse. Datoene blir sendt ut som innkalling i Outlook. 

• Nicholas Ssessanga har tiltrådt i stilling som postdoc i fire år fra 13.10.2021. Dette er en KD-stilling tilknyttet Seksjon for plasma- og romfysikk. 

• Oda Kristin Berg Langrekken har tiltrådt i stilling som stipendiat i fire år fra 30.9.21. Dette er en KD-stilling tilknyttet HEP (ATLAS)

• Erlend Lima har tiltrådt i stilling som stipendiat i tre år fra 22.10.21. Stillingen er eksternt finansiert fra Forskningsrådet på prosjektet "Dust from the stars" med Ann-Cecilie Larsen som prosjektleder. 

• Santanu Sinha har tiltrådt i stilling som forsker i tre år fra 1.11.21. Stillingen er eksternt finansiert på PoreLab.

• Harish P Jain har tiltrådt i stilling som stipendiat i tre år fra 1.10.21. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci, og er tilknyttet Seksjon for kondenserte fasers fysikk. 

• Fahimeh Najafi har tiltrådt i stilling som stipendiat i tre år fra 1.10.21. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci, og er tilknyttet Seksjon for kondenserte fasers fysikk. 

• Anthony Val Camposano har tiltrådt i stilling som stipendiat i tre år fra 29.10.21. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci, og er tilknyttet Seksjon for kondenserte fasers fysikk.   

• Vegard Rønning har tiltrådt i fast stilling som senioringeniør 4.10.21. Stillingen er tilknyttet MiNa-Lab, og skyldes at én av ingeniørene der sa opp stillingen sin tidligere i år. 

Referat fra seksjonsledermøter 30.9, 14.10, 11.11 og 25.11. 

Susanne Viefers
instituttleder