Til stede: Petter Nielsen (IFI), Erlend F. Wold (MI), Rigmor Solberg (FAI), Øystein Håvard Færder (kandidatrepresentant, ITA), Torsten Bringmann (FI), Brita Stedje (NHM), Reidunn Aalen (IBV), Stian Svelle (KI), Josef Noll (ITS), Frøydis Sved Skottvoll (kandidatrepresentant, KI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Henning Dypvik (GEO), Solveig Kristensen (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Stian Engen (MN)
Referat fra forrige møte:
Saker fra Fakultetet
1. Runde "rundt bordet"
Vi tar en gjennomgang av situasjonen ved enhetene.
Hvilke utfordringer står vi overfor? Henvendelser fra kandidatene?
Grunnenhetene hører lite fra sine kandidater. Terskelen for å sende en epost eller å ha et Zoom-møte oppleves høyere enn å komme innom kontor.
Internasjonale emner/kurs er avlyst. Det skaper utfordringer for en del kandidater som av den grunn må finne andre emner.
Utenlandsopphold høst 2020 vil kanskje bli avlyst for mange kandidater. Fakultetet bør utarbeide en policy om det.
Er det gjort lokale tiltak for kandidatene?
Kontakt med kandidatene ivaretas av seksjonene og forskningsgruppene. Veiledere bes om å ta mer hensyn, integrere kandidatene enda mer i de daglige aktivitetene.
IFI og GEO har avholdt Zoom-møter med sine kandidater, ITA skal avholde 6. mai. Farmasøytisk institutt og Fysisk institutt har gjennomført spørreundersøkelser blant sine kandidater.
Fakultetets ukentlige PhD bulletin er en fin informasjonskanal som får større fotfeste blant kandidatene.
Hvordan går det med forskning og undervisning på ph.d.-kurs, også hva som skjer til høsten? Hvordan går det med hjemmekontor?
Kandidater med lab- og feltarbeid sliter mye når det gjelder fremdrift. Mange kandidater sliter med hjemmekontor grunnet ekstra utfordringer knyttet til barnepass, vanskelige hjemmeforhold (hybel, kollektiv, dårlig tlpasset arbeidsplass hjemme, som fører til helseplager), dårlig kontakt med familien (gjelder særlig utenlandske kandidater), mindre kontakt med veiledere. Alt dette fører til redusert motivasjon.
Fakultetet oppfordrer alle veiledere til å holde kontakt med sine kandidater. Den tekniske assistansen må være på plass, men det er også viktig å opprettholde den vitenskapelige og den sosiale kommunikasjonen.
Nye tiltak for nytilsatte kandidater?
Det er vanskelig å integrere nytilsatte, særlig utenlandske. Noen kandidater har ikke kommet til Norge pga. stopp i utstedelsen av visa.
Det er ønskelig med en startportal for nye ph.d.-kandidater og postdoc-er.
Man bør møte nytilsatte kandidater, særlig utenlandske, "in real life" hvor det er mulig, forutsatt at helserådene følges nøye.
Forlengelse av stipendiatstillinger
Fakultetet skal følge UiOs retningslinjer for forlengelse av stipendiater.
Kandidatene vil bli behovsprøvd og vurdert individuelt på slutten av avtaleperioden. Kandidaten må dokumentere eventuelle forsinkelser som må vurderes av ph.d.-utvalg og instituttleder. Forlengelsen må sees i sammenheng med siste fremdriftsrapportering, for at den ikke skal være en sovepute for en forsinkelse som allerede var der ved forrige rapportering.
Hvilke muligheter skaper de digitale løsningene fremover når det gjelder digital offentligjøring, prøveforelesning, disputas og på andre områder?
Det tekniske fungerte godt, men digitale disputaser kan ikke erstatte fysiske samlinger før, under og etter disputasen. Vi bør se på hybridløsninger i kjølvannet av koronapandemien. Programrådet skal ha evaluering av digital disputas: hva som ikke fungerte med heldigitale disputaser? hvilke nye muligheter har dukket opp? hva kan videreføres?
Ansettelse av nye stipendiater. Informasjon fra fakultetet
Fakultetet har besluttet å utsette rekrutteringskampanjens frist for å ha gjennomført mastereksamen fra 30.06 til 01.09 for at årets masterkandidater kunne bli ansatt som KD-finansiert ph.d.-stipendiater. Fakultetet må fortsatt rapportere på antall årsverk i KD-stillinger 1. oktober, men vi har bedt UiO sentralt om å informere KD at det i år vil være utfordrende å få alle KD-stillinger besatt til denne fristen. Dette skyldes også at utenlandske søkere kan måtte bruke ekstratid for å komme til Norge. Fakultetet oppfordrer likevel instituttene til å ha flest mulig kandidater på plass til 1. oktober, men ingen KD-stillinger vil bli trukket tilbake pga. forsinkelser som skyldes korona.
Til informasjon
Følgende veiledning i stressmestring kan være til hjelp for deres kandidater og veiledere i disse koronatider.
- Stressful times? Here are a few tips - v/Linda Therese Sørensen Westgaard, ForVei
- Coping with Stress of a Pandemic: A Mental Stress Guide for CUIMC Students from Columbia University