Til stede: Petter Nielsen (IFI), Rigmor Solberg (FAI), Eli Olaug Hole - vara for Torsten Bringmann (FI), Josef Noll (ITS), Frøydis Sved Skottvoll (kandidatrepresentant, KI), Øystein Håvard Færder (kandidatrepresentant, ITA), Stian Svelle (KI), Valerie Maupin (GEO), Tiago Pereira (for Ingunn, ITA), Jørn Hurum (for Brita, NHM), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Stian Engen (MN)
Forfall: Erlend F. Wold (MI), Brita Stedje (NHM), Reidunn Aalen (IBV), Ingunn Kathrine Wehus (ITA)
Referat fra forrige møte (torsdag 21.04.2021)
Saker fra Fakultetet
1. Digitalt opptak til ph.d.-programmet: søknadsweb
Pilotprosjektet digitalt opptak til ph.d.-program ved Det medisinske fakultet startet i februar 2020 og ble avsluttet tidligere i år. Det overordnede formålet med prosjektet er en felles digital søknadsprossess for UiOs ph.d.-programm. Sluttrapport fra piloten for digitalt ph.d.-opptak ved Det medisinske fakultet:
- kort oppsummert (pdf)
- full rapport (pdf)
Fakultetet har fått tilbud om å ta i bruk Søknadsweb for å håndtere søknader til vårt ph.d.-program. Det er noe ledig kapasitet i RPA (Robotic Process Automation)-gruppen ved USIT for å gjøre tilpasninger for fakultetet allerede i juni. Karen Skadsheim Sikkeland ved Seksjon for digitale tjenester kommer for å presentere søknadsweb og skal kunne besvare eventuelle spørsmål om hvilke tilpasninger som kan gjøres for MN.
- Ved eventuell overgang til opptak via Søknadsweb vil muligheten for midlertidig studierett bortfalle. Et alternativ er å adoptere ordningen fra MED-fak om at kandidatene søker om hospitantstatus for å starte å ta emner før søknaden er godkjent. Dette vil medføre økt byråkratisering og lengre saksgang enn dagens ordning med midlertidig studierett.
- Overgangen vil i hovedsak være tidsbesparende for arkiv men mest sannsynlig noe mer krevende enn dagens ordning for ph.d.-administrative ved grunnenhetene og fakultetet.
- Ordningen vil medføre at det ikke vil være mulig med saksbehandling av søknader om opptak på institutt eller fakultet i påsken og julen pga. rutinemessig vedlikehold av roboten.
- Det ble foreslått å dele opp søknadsprosessen i to deler. Dette vil imidlertid innebære en ordning med betinget studierett og vil kreve oppfølging og kontrollering av ettersendt dokumentasjon.
- Prosessen er i dag ikke tilrettelagt for en enkel utbedring av mangelfulle søknader. Kandidaten må laste opp alle nye/utbedrede dokumenter på nytt i søknadsskjema for å få disse inn i ePhorte. Om søknaden ikke er utbedret innen overgang til nytt semester, må kandidaten submittere en helt ny søknad.
- Dokumentasjonen til søknaden vil fortsatt foreligge som separate enkeltdokumenter som må hentes ut av ePhorte. Persondata vil ikke kunne hentes ut i form av en rapport.
- Som foreslått av prosjektgruppen, så bør det gjennomgås hvilken dokumentasjon som bør avkreves ved ulike trinn i doktorgradsløpet samt koble opptak til innstillingsprosessen.
2. Periodisk evaluering av ph.d.-programmet
Formålet med evalueringen er å vurdere kvaliteten på programmet og mulighetene for videreutvikling.
Den periodiske programevalueringen består av en egenevaluering og en ekstern evaluering:
1) Egenevalueringen koordineres av programledelsen og baseres på evalueringsmaterialet som er samlet opp i perioden. Egenevalueringen skal også omfatte en kortfattet gjennomgang av kravene i NOKUTs studietilsynsforskrift.
2) Den eksterne evalueringen gjennomføres av et evalueringspanel og baseres på programledelsens egenevaluering og annet relevant materiale. Programeier sørger for at panelet får tilgang til nødvendig informasjon.
Fakultetet har utarbeidet mandatet til egenevaluering. Vi tar en siste gjennomgang i felleskapet, og vi ber om forslag til medlemmer til egenevalueringspanelet. Vi ønsker også forslag til medlemmer til evalueringspanelet som skal gjennomføre den eksterne evalueringen.
- Ingen kommentarer til mandatet
- Josef foreslo to personer fra Universitetet i Aalborg som kan være aktuelle for å sitte i arbeidsgruppen
3. Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiO
UiOs kvalitetssystem er blitt vedtatt av universitetsstyret 8. desember 2020. Fakultetet må følgelig oppdatere rutinebeskrivelser og mandater/funksjonsbeskrivelser. Studieseksjonen ved fakultetet planlegger oppdateringsarbeidet tidlig i høsten, og det er ønskelig å ha en felles systembeskrivelse som beskriver kvalitetsrutiner for studiekvalitetssystemet ved MN-fakultetet fra bachelor- til ph.d,-utdanning. Er det ønskelig å oppnevne en arbeidsgruppe som består av enkelte ph.d.-programrådsmedlemmer?
- Arbeidsgruppen vil bl.a. se på kvalitetssikring av opptak, veiledning, midtveisevaluering i tillegg til andre viktige elementer i ph.d.-utdanningen.
- Frivillige til arbeidsgruppe:
- Josef (ITS) – er allerede i en prosess hvor de ser på kvalitet i ph.d.-utdannelsen
- Petter (IFI)
- Rekrutterer representanter fra DOKA
Saker fra ph.d.-representanter
Ingen saker fra ph.d.-representantene.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
Ingen saker fra ph.d.-utvalgslederne.
Eventuelt
1. Ph.d.-representanter i programrådet
Vi trenger forslag til en ny kvinnelig ph.d.-representant, både hoved- og varamedlem. Det er ønskelig med representanter fra IFI, IBV, ITS, FAI, GEO og/eller NHM. Representantene kan gjerne være eksternfinansierte kandidater. Vervet er på 1 år med mulighet for 1 år forlengelse, totalt 2 år.
2. Status for halvdigitale disputaser? (KI)
Fakultetet planlegger for heldigitale disputaser også høsten 2021 men dette avhenger av smitte- og vaksinesituasjonen. Når det åpnes for å avholde halvdigitale disputaser, må grunnenhetene selv også ta en vurdering på om dette er ønskelig da halvdigitale disputaser er mer ressurskrevende å avholde enn heldigitale
3. Er det prinsipielt ønskelig med en diskusjon om å innføre dobbeltgrader på MN? (GEO)
Saken overføres til neste møte.
4. Møteagenda for høstsemesteret
Enighet om 3 møter med mulighet for å legge til 1 ekstra møte ved behov.