Til stede: Petter Nielsen (IFI), Pål Rongved - vara for Hanne Hjorth Tønnesen (FAI), Eli Olaug Hole - vara for Torsten Bringmann (FI), Josef Noll (ITS), Julie Johanne Uv (kandidatrepresentant, IFI), Øystein Håvard Færder (kandidatrepresentant, ITA), Stian Svelle (KI), Valerie Maupin (GEO), Erlend F. Wold (MI), Brita Stedje (NHM), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Stian Engen (MN)
Forfall: Reidunn Aalen (IBV), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen)
Referat fra forrige møte (mandag 14.06.2021)
Saker fra Fakultetet
1. Disputaser
Det var besluttet før sommeren at det ville bli opp til instituttene å vurdere hvordan disputasene skulle fullføres, samtidig som man skulle ta høyde for smittevern og teknisk støtte. Denne høsten blir det derfor mulig å planlegge heldigitale, hybrid- eller analogdisputaser. Fakultetet har ønsket en normalisering fra 1. oktober der antall dager for å forberede prøveforelesningen blir senket fra 15 til 10 arbeidsdager. Når bør normalisering tre i kraft mtp. information som gis til phd-kandidater som skal disputere eller søke om å få disputere? Vi ønsker også en diskusjon angående en eventuell forsettelse av opptak av prøveforelesnigen.
Forberedelsestid: Det er viktig at det er klare beskjeder og færrest mulig datoer og endringer å forholde seg til for kandidatene.
Opptak av prøveforelesning: Det er ønskelig med en interaksjon mellom kandidat og opponenter, men en live prøveforelesning er mer ressurskrevende for grunnenheten og kan være vanskelig mtp. tidssoner.
Vedtak: Ordningen med 10 dager forberedelsestid til prøveforelesning, samt hovedregel med direktesendt prøveforelesning, gjeninnføres for alle som leverer avhandlingen sin f.o.m 1. oktober 2021. Prøveforelesningen kan unntaksvis leveres som opptak.
2. Intern evaluering av ph.d.-programmet: status
komiteen består av:
- Leder: Steven Ray Wilson /KI
- Ørjan Grøttem Martinsen/FI
- Ph.d.-representant Verena Mertes/FAI
- Administrativ representant: Anniken Rotstigen Birkelund/IFI
Kort orientering: arbeidet er i gang og rapporten er forventet oktober 2021. Rapporten vil danne grunnlaget for seminaret som avholdes med programrådet 22.-23. november 2021 (se sak 4).
3. Midlertidig studierett (MSR)
I følge §5.2.2 i Utfyllende regler kan kun stipendiater få midlertidig studierett automatisk, fra tiltredelsesdato. Eksterne kandidater kan få den kun etter at fakultetet/instituttet har mottatt deres søknad om opptak i hende. Fakultetet har likevel praktisert denne regelen slik at også eksterne kandidater kunne få MSR lenge før de har søkt om opptak uten at vi visste hva slags bakgrunn man hadde og om man tilfredsstilte fakultetets krav til utdanning, karakterer og engelskkunnskaper.
Nå vil vi åpne oppretting av MSR for eksterne kandidater og stadfeste det i Utfyllende regler med følgende tekst: "Søkere ansatt ved eksterne arbeidssteder kan få midlertidig studierett før opptak under forutsetning av at deres utdanning tilfredsstiller fakultetets krav (se § 5.1.1-5.1.4)."
Forslag til ny ordlyd: Søkere som ikke er ansatt ved MN-fakultetet kan få midlertidig studierett før opptak under forutsetning av at deres utdanning tilfredsstiller fakultetets krav (se § 5.1.1-5.1.4).
4. Seminar for programrådet
Dette seminaret ble avlyst to ganger, men vi vil gjerne gjennomføre det i slutten av november-starten av desember. Det vil i så fall erstatte det siste programrådet den 22. november. Vi vil gjerne vite om følgende:
- campus eller hotell (med overnatting)
- 1,5 eller 2 dager
Temaer for seminaret:
- Bli kjent med hverandre (Icebreaker, v/Linda Therese Sørensen Westgaard)
- Mottak, integrering og sosialisering av ph.d.-kandidater (vi beholder det som var planlagt for det avlyste seminaret, men skal sjekke om foredragsholdere fortsatt er med)
- Presentasjon av programevaluering, v/Steven Ray Wilson, med påfølgende diskusjon
- Gruppearbeid: Innspill til planer, prioriteringsområder, utvikling av forskerutdanning fremover, programrådets rolle, ansvarsfordeling
Det er ønskelig med et seminar med 1 overnatting med både fast- og vara-representant fra hver grunnenhet. Programrådet ble oppfordret til å sende forslag til tema for seminaret på e-post til fakultetet. Følgende temaer ble foreslått på møtet:
- Psykisk helse generelt og effekten pandemien har hatt på ph.d.-kandidatene
- Invitere inn psykologer fra SIO for å høre om trender under pandemien?
- En verden i endringer med økende behov for etter- og videreutdannelse - hva betyr det for vår ph.d.-utdannelse?
- Trivsel blant ph.d.-kandidater – er den bedre/dårligere i enkelte sentre/klynger/miljøer?
Saker fra ph.d.-representanter
Ingen saker fremmet.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Opplæringsdelen til CompSci-kandidater
Hvordan skal instituttene forholde seg til søknader fra Comp.Sci. ph.d.-stipendiater om å inkludere 20 sp bachelor/masteremner (FYS3150 + FYS-STK3155) som teoripensum - når ph.d.-regelverket sier inntil 10 sp mastergradsemner?
Opplæringsdelen i søknader fra ph.d.-kandidater på CompSci godkjennes med 20 studiepoeng masterfag.
Det blir økt grad av tverrfaglighet i forskningsprosjekter, og det kan være utfordrende å finne kurs på riktig nivå som passer spesialiteten(e). Et ph.d.-emne innenfor en annen disiplin enn sin egen kan være utfordrende for en ph.d.-kandidat. Utfyllende retningslinjer for opplæringdelen bør gjennomgås for å gi rom for økt tverrfaglighet.
2. Habilitesvurderingene ved oppnevning av opponenter: Fungerer dagens habilitetsregler optimalt?
Her bør det klargjøres hva som menes med ‘close relations’. Tolkes ulikt som familieforhold eller nære samarbeidspartnere. Anbefales å endres til ‘private relations’ med fotnote til regelverk.
Eventuelt
1. Digitale signaturer (ITS)
UiO har ingen ordning med digitale signaturer utover ePhorte. Hovedregelen er derfor originalsignaturer, men grunnet korona har arkiv tillat at vi er pragmatiske med digitale signaturer.
2. Ph.d.-penger - sum til ph.d. / driftsmidler / reise (ITS)
Hva er praksisen rundt egne midler til ph.d.-kandidater for driftsmidler, reise etc.?
Flere grunnenheter har faste summer som tildeles hver enkelt kandidat hvert år som kan brukes til konferanser etc. Ved NHM leverer kandidatene budsjett med prosjektbeskrivelsen som utgangspunkt for tildeling av midler.