Referat styremøte 8. september 2022

Fysisk institutt 3.10.2022

Til: Styrets medlemmer/varamedlemmer

Fra: Instituttadministrasjonen

Referat fra styremøte
Tidspunkt: Torsdag 8.9.2022 kl. 13.15 - 15.00

Til stede: Viefers, Balk, Adli, Strøm, Siem, Camper, Skramstad, Aasheim, Tokstad, Bernhardsen. Observatør: Gørgen  

Forfall:

Dagsorden ble godkjent.

Referat fra forrige styremøte ble godkjent. 

Inger Anne presenterer status etter 2T-rapportering. Relevante dokumenter er ledelsesvurdering og økonomirapport med kommentarer.  

Det henvises til Inger Anne Pedersens presentasjon.

FRIPRO-tildelinger fra Forskningsrådet ble også nevnt under denne saken: Tre prosjekter til NJORD og ett til fysikkretningen av SMN. Total suksessrate på ca 5 %. Oppdatert dato for kunngjøring av SFF-utlysningen ble også nevnt; det er 23.9.

Orienterings- og vedtakssak: Fagevaluering i regi av Forskningsrådet

Det blir gitt en bred orientering om gjennomføring, og det er ønskelig med en diskusjon om når i prosessen styret bør involveres. I tillegg må foreslått mandat godkjennes av styret. Her har ledergruppen (også tatt opp i  seksjonsledermøte) foreslått tillegg markert med rødt. Det er følgelig den røde teksten som styret skal uttale seg om. 

Se presentasjon fra instituttleder. Innspill i diskusjonen:

* Ledergruppen skal iterere og uniformere innkomne forslag til benckmarks. Ikke noe poeng i å være "taktiske" i benchmark-formuleringen ved at man legger lista lavt. Benchmarks skal være et ambisjonsnivå.

* MN bestemte at instituttene selv kunne foreslå endringer og vedta eget mandat.  

* Selvevalueringsskjemaene legges ved referatet- se skjema for selvevaluering av administrativ enhet (institutt) og forskningsgruppe. Her vil MN bidra med input på en del punkter hvor det er naturlig med fellestekst, og det er flere dokumenter av mer generell natur som kan benyttes. 

* Selvevalueringene er det fullt mulig å starte med nå, også før benchmarks er på plass. Ledergruppen kommer uansett til å gi et lite signal etter at benchmarks er vedtatt i ledergruppen. 

* 5.12. er instituttets frist til Forskningsrådet. 

* Hva bør rollen til styret være? Evalueringen bør være en fast post på styremøtene fremover med statusrapport, og spesielt på møtet i november.

Foreslåtte endringer i mandatet (Terms of References (ToR)) godkjennes. 

Følgende saker ble orientert om:

* Infrastrukturveikart og AVIT-utlysning: Det henvises til forskningsleders presentasjon.  

* Litt om studiestart og studenttall: Se utdanningsleders presentasjon. I tillegg ble det vist frem statistikk for opptakstall for hhv. bachelor (2018-22) og master (2019-22) 

* Store fy. lesesal: Oppussingsprosjektet er nå høyt på agendaen i Eiendomsavdelingen. De har tydeligvis lagt merke til at vi har igangsatt tiltak på egen hånd. Akustikken i rommet er en utfordring. 

* Saken om forskere på ekstern finansiering utsettes til neste møte grunnet tidsnød.

Orienteringssak: Saker tatt på sommerfullmakt av instituttleder

I forrige styremøte fikk instituttleder- etter vanlig praksis- fullmakt til å godkjenne saker på vegne av styret i sommerferien. Som oftest, men ikke utelukkende, vil dette dreie seg om tilsettingssaker av stipendiat- og postdoc-stillinger som normalt behandles i ansettelsesutvalget. Dette er et styrenedsatt utvalg, og derfor slår sommerfullmakten inn i disse sakene. Her er oversikt over saker tatt på sommerfullmakt:

* PhD-stilling SOLARIS (KD-stilling): Innstilling fra sakkyndig komite ble godkjent, og Anjali Choubey har fått tilbud om stilling.

* PhD-stilling ALICE (KD-stilling): Innstilling fra sakkyndig komite ble godkjent, og Sigurd Nese har fått tilbud om stilling. Nese har takket ja og vil starte 1.10. Her er også undervisning inkludert. 

* PhD-stilling i biomedisinsk engineering (prosjekt SmartSense): Innstilling fra sakkyndig komite ble godkjent, og Florian Dapsance har fått tilbud om stilling. Dapsance har takket ja og vil starte 5.9.   

* Bedømmelseskomité for prof. II-stilling i biofysikk og medisinsk fysikk koblet med stilling som seksjonsleder i strålingsbiologi, Institutt for kreftforskning OUS. Det henvises til foreslåtte komitemedlemmer sammen med begrunnelse, som altså er godkjent av institutttleder.  

Ytterligere detaljer gis ved behov i møtet. 

Det henvises til støttebrev fra Seksjon for biofysikk og medisinsk fysikk samt fremleggsnotat fra instituttledelsen. I tillegg CV for Espe og studentstatistikk på aktuelt emne. 

Det ble spurt om hvor mange andre IIer-stillinger som blir berørt av at  OUS ikke lenger vil finansiere slike stillinger. Viktig at dette kommer inn i fremtidige prognoser. En sjekk i etterkant viser at antallet kun er to stillinger som begge p.t. finansieres 50 % av OUS. 

Styret godkjenner at det opprettes en førsteamanuensis II-stilling for Emil Espe for en periode på 3 år fra 01.01.2023, med 50-50-finansiering mellom Oslo Universitetssykehus og Fysisk institutt. Styret ber administrasjonen sende saken videre til MNs tilsettingsutvalg for endelig godkjenning.

• Oliver Pabst har tiltrådt i en 1-årig stilling som overingeniør på ELAB fra 20.6.22. Dette er et vikariat. 

• Henning V. Myhrehagen har tiltrådt i PhD-stilling i 3 år fra 1.8.22. Stillingen er eksternt finansiert med midler til KURT (Kompetansesenter for utdanning i realfag og teknologi), og er tilknyttet CCSE.

• Mia Kvalsund har tiltrådt i PhD-stilling i 4 år fra 1.8.22. Stillingen er eksternt finansiert av Forskningsrådet på prosjekt "Bio-inspired neural networks for AI applications", men har i tillegg blitt inkludert et 4. år til undervisning betalt av UiO (ledig KD-årsverk). Stillingen er tilknyttet Kondenserte fasers fysikk. 

• Silja Låstad har tiltrådt i PhD-stilling i 3 år fra 7.8.22. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci og er tilknyttet Njord.

• Tore Klungland har tiltrådt i PhD-stilling i 4 år fra 15.8.22. Dette er en KD-stilling som inkluderer undervisning, og den er tilknyttet Teoretisk fysikk. 

• Ali Aslan Demir har tiltrådt i PhD-stilling i 3 år fra 22.8.22. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci og er tilknyttet Njord.

• Richard Ho har tiltrådt i postdoc-stilling i 3 år fra 27.8.22. Stillingen er UiO-finansiert gjennom Life Science konvergensmiljø "Integrated technologies for tracking organoid/gastruloid morphogenesis (ITOM)". Stillingen er tilknyttet Njord. 

• Ian Steegmayer har tiltrådt i PhD-stilling i 3 år fra 1.9.22. Stillingen er eksternt finansiert på EU-prosjektet CompSci og er tilknyttet Njord.

Susanne Viefers
instituttleder