Til stede: Petter Nielsen (IFI), Hanne Hjorth Tønnesen (FAI), Andreas Görgen (FI), Torsten Hugo Struck (NHM), Rein Aasland (IBV), Josef Noll (ITS), Anders Isaksen (ph.d.-representant, IBV),Julie Johanne Uv (ph.d.-representant, IFI), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Valerie Maupin (GEO), Stian Svelle (KI), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Hanne Sølna (seksjonssjef studieseksjonen), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Jean Raphael Martinez (MN), Natalia Utkina (MN), Anniken Rotstigen Birkelund (MN)
Forfall: Erlend F. Wold (MI), Reidunn Aalen (IBV),
Referat fra forrige møte/seminar 30.03.2022
Saker fra Fakultetet
1. Veilederopplæring: Hugo de Boer presenterer veilederopplæringskurset for postdoktorer ved universitetet i Uppsala som han har tatt selv som yngre forsker.
2. Veilederopplæring: Natasa Nikolic presenterer e-læringsmodulen om ph.d.-veiledning. E-læringsmodulen er utarbeidet i samarbeid med Det medisinske fakultet. Petter Nielsen (MN/IFI) og Natasa Nikolic (MNadm) deltok i arbeidsgruppen. Vi ønsker gjerne tilbakemeldinger i forkant av og/eller under møtet. Innspill om modulen kan sendes før møtet til natasa.nikolic@mn.uio.no
Plattformen er ikke egnet for oppdatering og skal etter hvert legges ned. Modulen vil bli oversatt til engelsk og overført til en mer brukervennlig plattform (f. eks. Canvas). E-opplæring skal være en kombinasjon av lesing og samlinger, hvor man kan snakke sammen og diskutere cases.
Programrådet foreslår flere temaer som bør legges til:
- forskningsetiske regler og hva som skal gjøres ved brudd av disse,
- rekruttering av ph.d.-kandidater og lov og regler rundt denne; evt. et administrativt kurs,
- FRONT og bias-konflikter (kurs for vitenskapelige og administrative om likestilling og mangfold),
- kultur i forskningsmiljøer – stress knyttet til høye ambisjoner og konkurransepreget kultur; oppbygging av team-kulturen.
Skal e-læringsmodulen være obligatorisk? kobles til FRONT? Bør lokale nettverk etableres?
3. Veilederopplæring: Det samfunnsvitenskapelige fakultetet ved UiB tilbyr et program for veiledningskompetanse for fakultets ph.d.-veildere. Programmet baserer seg blant annet på et e-læringskurs utviklet av UiB med fakultetstilpasninger.
Presentasjon (v/Hanne Widnes Gravermoen)
Erfaringer fra UiB:
Veilederopplæring består av tre deler: 1. universitetspedagogikk, 2. e-læringskurs i regler og rutiner, 3. veilederforum – en seminarrekke som skal gi frivillige møteplasser. For å få et diplom må man ta alle tre deler av opplæringen, men dette er ikke obligatorisk.
E-kurs er obligatorisk for alle veiledere og har som formål å oppdatere dem på hva slags regler som er gjeldende i ulike faser av ph.d.-studieløpet. Resultatene bevares kun i Canvas, som fører til dårlig oversikt over hvem som har gjennomført alle modulene. Dette skaper mer administrativt arbeid.
Veiledningsforum organiseres 3-4 ganger per år og går på rundgang mellom instituttene. Faglig innhold er instituttets ansvar, mens fakultetet kommer med sine ønsker (f. eks. psykososial helse) som instituttene ikke har lyst til å ta opp. Ordstyrer er fra instituttet +1 til 3 innledere.
Kommentarer fra programrådet:
- Kandidatene bør også bli kjent med e-læringsmodulen for at man kan avklare forventninger.
- Erfaringen tilsier at det er samme veiledere som kommer på slike kurs, men man får gode refleksjoner og diskusjoner fra dem som kommer. Det er dessuten vanskelig å få det selvdrevet.
- Timene fra slike fora kan gå inn i en pedagogisk mappe siden det er vanskelig å fylle opp de 200 obligatoriske timene fra LINK for å få et opprykk.
- Veiledere som deltar i fakultetsfora bør formidle informasjon til veilederfora på instituttnivå hvor også veiledere som ikke deltar på fakultetsfora blir opplyst om diskusjoner.
4. Ekstern evaluering av ph.d.-programmet: vi har nå en komité som er villig til å sette i gang med evalueringen. Komitelederen hadde flere spørsmål ang. temaer som fakultetet ønsket spesielt belyst, noe som resulterte i et oppdatert mandat. (Infosak)
Ingen kommentarer har kommet frem.
Saker fra ph.d.-representanter
1. Psykisk helse: ph.d.-representater opplever at det er stadig økende interesse for temaet, spesielt blant stipendiater på fakultetet. Hvilke mekanismer og tiltak finnes for å fange opp dem som sliter? Hvilke årsaker er det til at ph.d.-kandidater sliter psykisk? Kan vi kartlegge dette og begynne å tenke på hva som kan gjøres?
Kandidatundersøkelsen fra 2021 inneholdt spørsmål om psykososial helse, men det var vanskelig å skille mindre problemer fra de mer alvorlige i kandidatenes svar. En større kandidatundersøkelse er imidlertid problematisk, med tanke på personvern.
Fakultetet og UiO har flere tilbud som har kandidatenes psykososiale helse i fokus:
- ForVei (er med i signatur til nyhetsbrevet): Linda jobber 20% inn mot ph.d., tilbyr individuelle samtaler;
- BHT (er med i signatur til nyhetsbrevet), bl.a. Stressmestringskurs;
- Programseminar for nye ph.d.-kandidater, planlegges til 10.-11. oktober 2022;
- Diskusjonsgrupper på IFI med Linda som leder
Ph.d.-gruppen i samarbeid med HR-seksjonen går gjennom mottaksrutiner på instituttnivå og oppfølging av stipendiatene i starten av deres ansettelse (informasjon, oppstartsamtale, prøvetidssamtale, ansvarsfordeling, rolleforståelse) og videre i studier (medarbeidersamtaler, m.m.). Dette skal for øvrig være temaet til Seminar for programrådet og DOKA 22. juni.
2. Hjemmekontor: Noen miljøer opplever at færre er til stede på kontoret. Dette kan være dempende for det sosiale og faglige miljøet. Samtidig er fleksibilitet med hjemmekontor unektelig praktisk. Hva er reglene for bruk av hjemmekontor, og hva er det som er ønskelig?
Kravet om hjemmekontor er opphevet, og nærmeste leder vurderer i samråd med den enkelte ansatte hvem som kan jobbe hjemmefra (se UiOs retningslinjer for fjernarbeid). Både veiledere og ph.d.-kandidatene skal være på arbeidsplassen i kjernetiden. Kandidatene har residensplikt og må ha muligheten til å møte veiledere. Samtidig kan det være nyttig å bruke hjemmekontor en gang i blant. Man kan foreslå dager når alle møtes på jobb.
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Ph.d.-kandidatene på Geo etterlyser en set med gode anonymiserte eksempler av prosjektbeskrivelse. Er dette ønskelig? Har andre institutter noe erfaring med slik? Hvordan kan vi mer generelt hjelpe dem å forstå hva som er forventet?
Prosjektbeskrivelsen er offentlig dokumentasjon og trenger ikke å anonymiseres. IFI spør kandidater med gode prosjektbeskrivelser om å få tillatelse til å bruke dem som eksempler. Public library er en ressurs for masse tips. KI og IG mener at bruk av andres prosjektbeskrivelser hemmer kandidatens egen kreativitet.
Eventuelt
Ingen saker fremmet.