Til stede: Petter Nielsen (IFI), Cecilie Morland (FAI), Andreas Görgen (FI), Josef Noll (ITS), Ingunn Kathrine Wehus (ITA), Valerie Maupin (IG), Ola Nilsen (KI), Anne Krag Brysting (IBV), Lutz Bachmann (NHM), Sonja Merethe Mork (Naturfagsenteret), Ole Martin Drevland (kandidatrepresentant, FAI), Anders Isaksen (kandidatrepresentant, IBV), Bjørn Jamtveit (forskningsdekan), Jean Raphael Martinez (MN), Anniken Birkelund (MN)
Forfall: Sofie Hildegard Ryen (kandidatrepresentant, IG), Natalia Utkina (MN), Susann Andersen (HR, MN), Erlend F. Wold (MI)
Saker fra Fakultetet
1. Presentasjonsrunde
2. Orientering fra forskningsdekanen
- Det er satt i gang revidering av senter-reglementet ved fakultetet. Fordeling av KD-stillinger og økonomisk situasjon må fordeles bedre mellom institutt og sentre.
- Det er startet en prosess for å utvikle egen strategi for bruk av kunstig intelligens.
- Det gjennomføres nå samtaler med alle som jobber med en SFI-søknad. Det er en krevende og lang prosess å lage gode søknader. Erfaringsmessig må partner-engasjementet vært svært godt forankret for at søknadene skal vinne frem.
- I 2023 hadde UiO en nedgang i innsendte FriPro-søknader. UiO vurderer om de skal innføre interne søknadsfrister.
- Oslo Science City har identifisert fire tematiske områder: Helse og livsvitenskap, Klima, energi og miljø, Digitalisering og beregningsvitenskap og Demokrati og inkludering. Disse faglige gravitasjonsfeltene vil være med på å gi Oslo Science City en distinkt identitet og profil internasjonalt. Forskningsdekanen er involvert i gravitasjonsfeltet klima, energi og miljø.
Oppfølging av periodisk programevaluering
1. WEEK 2
MN har i samarbeid med OD, UB og NHM arrangert WEEK 2 (8.-11. januar).
- 16 sesjoner innenfor generiske ferdigheter/karriereforberedelse ble tilbudt
- Deltakerne ga gode tilbakemeldinger, i snitt 8 av 10 på hvor fornøyde de var.
- 1020 enkeltpåmeldinger ble gjort av 330 deltakere. I snitt meldte hver deltaker seg på 3 sesjoner hver. Flertallet av deltakerne var utenlandske.
- 9 bedrifter stilte opp til karrieredagen. Vi ser forbedringspotensiale i hvordan karrieredagen bør organiseres. Bedriftene var fornøyde og ønsker å komme tilbake igjen neste år.
- Planer for 2025: Det var stort nok oppmøte og gode nok tilbakemeldinger fra deltakerne til å fortsette med tilbudet. Det er ennå ikke avklart hvordan arrangementet vil se ut i 2025. Flere fakulteter vurderer å bli med i samarbeidet.
2. Opplæringsdel
Nye utfyllende regler er nå blitt godkjent av dekanatet og publiseres på nettsidene så snart teksten er oversatt og kontrollert. Det sendes ut en epost når det er publisert, men instituttene kan i mellomtiden godkjenne opplæringsdeler som følger de nye reglene.
3. Seminar om forskningsetikk for Programsråd og DOKA, 10. april
Seminaret flyttes enten til høstsemesteret 2024 eller vårsemesteret 2025. I mellomtiden oppfordres alle ph.d.-utvalgsledere til å delta på UiOs kurstilbud.
Det er et ønske om å diskutere regler for medforfatterskap i fellesskap.
4. Søknad om å få disputere
Fakultetet har utarbeidet utkast til to nye skjema:
- Søknad om å få disputere.
Det tydeliggjøres bedre hva som kreves av dokumentasjon. Endringer fra dagens ordning:
-
Bekreftelsen på fullført opplæringsdel er fjernet.
-
Teksten til populærvitenskapelige sammendrag til kunngjøringen på nett skal leveres i nettskjema ved innlevering istedenfor fem uker som det er i dag. Dette vil gi kandidaten en mindre frist å forholde seg til og instituttet får bedre tid til å tilby kandidaten hjelp til å kvalitetssikre teksten før publisering på nett. Dette vil bidra til forbedring at sammendragene som i dag varierer i kvalitet.
-
- Medforfattererklæringer. Skjemaet sikrer signaturer ved siden av bidragsforklaringen. I tillegg forklarer det nye skjemaet formålet med medforfattererklæringene og sier noe mer detaljert om hvordan disse skal fylles ut. Instituttene kommenterer at det en svært tidkrevende prosess å innhente signaturer fra medforfattere og at de ønsker at dette gjøres enklere.
5. Oppfølgingsbidrag
"MNs veiledende retningslinjer for oppfølgingsbidrag knyttet til utdanningen av eksterne ph.d.-kandidater" er blitt vedtatt av dekanatet og gjelder fra 1. januar 2024.
6. Plagiatsjekk av avhandlinger
Vi tar en runde rundt bordet for å forstå hvordan instituttene jobber med Ourignal og hvilke erfaringer de har gjort seg med verktøyet.
Instituttene har dårlige erfaringer med bruk av verktøyet Ourignal. Rapportene har dårlig kvalitet og det er svært tidkrevende å gjennomgå rapportene. Det er et ønske om et bedre verktøy med mer brukervennlige rapporter, før det settes i gang rutinemessig sjekk av alle avhandlinger.
Saker fra ph.d.-representanter
Ingen saker
Saker fra ph.d.-utvalgsledere
1. Ph.d.-utvalgslederens verktøykasse (KI)
I forbindelse med 1. 3. 5.-samtalene med ph.d.-kandidatene så skal vi jo avdekke om det er tiltak som skal settes inn. Men hva kan slike tiltak være? Med andre ord, hva er verktøykassa vår?
Det jeg har fått av tilbakemelding så langt er prosedyrer når det skjærer seg mellom personer. Det er jo bra, men hva om vi ser ting angående skriveproblemer, missmatch i realitetsorientering, problemer med å ta ordet og lignende? Her har nok KURT og realfagsbiblioteket en del muligheter, men har vi organisert det hos oss som verktøy overfor ph.d.-kandidatene våre?
Det forventes ikke noe svar til møtet i morgen, men dersom det kunne legges frem som et spørsmål som de ulike deltagerne i møtet i morgen kunne grublet litt over til neste gang vi møttes, så kunne vi bygget verktøykassa fra da av.
Diskusjonspunkter og forslag:
- Rekruttering av gode kandidater er viktig.
- Ph.d.-utvalget har en svært viktig rolle i gjennomgang av opptakssøknadene. De skal sikre at prosjektet er realistisk og gjennomførbart. I tillegg må de sikre at kandidaten har en god nok veiledergruppe.
- Problemer skyldes ofte personkonflikter. Dette kan forbedres med forventningsavklaringer i oppstartsfasen og å følge opp disse etter en stund. God oppstart har mye å si for hvordan ph.d.-perioden og forholdet til veileder utvikler seg.
- Det er viktig å avskrekke rapporteringsmøtene så kandidatene forteller og deler. Dette skal være verktøyet vårt for å sikre gjennomføring.
- Prosjektbeskrivelsen er ikke en fasit, men bør justeres og endres underveis.
Eventuelt
1. Belønningsmidler ved avlagt grad
I dag får instituttene 270 000 kr i belønningsmidler per kandidat når de disputerer. Fom januar 2025 vil denne ordningen endres, ettersom midlene UiO mottar fra KD endres. UiO jobber med hvilke retningslinjer de skal ha og hvordan pengene eventuelt skal fordeles i 2025.